Administratieve lasten beperken? Zo kan het!

Als u aan een innovatief project werkt, steekt u daar graag uw energie in. Aan de administratie wilt u zo min mogelijk tijd kwijt zijn. Dit kan door te kiezen voor zogenoemde Simplified Cost Options (SCO’s). In sommige gevallen hoeft u dan geen urenlijst of facturenlijst bij te houden. Hoe werkt het? Welke optie past het beste bij uw situatie?

Aanvragers kunnen in de programmaperiode 2021-2027 kiezen uit drie opties om de kosten te verantwoorden:

  1. Optie 1: Vaste tarieven voor personeelskosten en overhead

U verantwoordt de personeelskosten en overige directe kosten apart.

-> U dient een urenlijst en een facturenlijst in.

  1. Optie 2: Vaste opslag voor personeelskosten en overhead

U berekent de personeelskosten en overhead automatisch via een vaste opslag op de overige directe kosten.

-> U dient enkel de facturenlijst in.

  1. Optie 3: All-in uurtarief voor totale projectkosten

U berekent de totale projectkosten automatisch via een all-in uurtarief.

-> U dient enkel de urenlijst in.

Welke optie past bij uw project?
Bepaal vooraf welke van de drie opties het beste bij uw project past. We adviseren u om niet alleen te berekenen bij welke optie het subsidieerbare bedrag het hoogst is. Bekijk ook hoeveel administratief werk de verschillende opties u kosten.

Spelregels:

Houd bij uw keuze rekening met de volgende spelregels:

  • U kiest bij het opstellen van de projectbegroting voor één van de drie opties.
  • De keuze geldt voor het hele project, dus voor alle projectpartners.

Tip!

Overleg tijdig met de projectpartners om voor uw totale project de optie te kiezen welke het beste past. De keuze voor een versimpelde verantwoordingsoptie (optie 2 of 3) heeft impact op de gesubsidieerde kosten van elke projectpartner.

Voorbeelden

  • In uw project gaan veel arbeidsuren zitten en er zijn weinig investeringen nodig. In dat geval past ‘Optie 3 Totale projectkosten automatisch berekenen via een all-in uurtarief’ het beste.
  • Uw project kent grote investeringen en relatief weinig arbeidsuren. Waarschijnlijk past dan het beste: ‘Optie 2 Personeelskosten en overhead automatisch berekenen via een opslag op de overige directe kosten’.
  • Zijn de investeringen voor de ene projectpartner hoog en maakt een andere projectpartner vooral uren? Kies de beste oplossing voor het gehele project. Bekijk daarbij ook of er mogelijkheden voor cofinanciering binnen het samenwerkingsverband zijn.

Urenregistratie of werkgeversverklaring?

Maakt u personeelskosten en worden deze niet verantwoord via optie 2: een opslag op de overige directe kosten? Bekijk dan of u voor de onderbouwing van kosten in plaats van een urenregistratie een werkgeversverklaring kunt gebruiken. Hierin staat het percentage van de werktijd dat een medewerker per maand besteedt aan het project. U bent dan niet verplicht om een afzonderlijke urenregistratie per medewerker bij te houden. Dit is eenvoudiger en scheelt administratie. De werkgeversverklaring is vooral geschikt voor projectpartners die normaal gesproken geen urenregistratie voeren.

Meer informatie
Lees de Uitgebreide informatie over de kostenopties en kostensoorten OPZuid 2021-2027.

Lees ook