Dit is het privacy statement van Stimulus Programmamanagement, onderdeel van de provincie Noord-Brabant. Dit document beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Stimulus Programmamanagement voert Europese, nationale en regionale subsidieprogramma’s en Subsidieregelingen uit in Zuid-Nederland en Vlaanderen. Stimulus adviseert en faciliteert projectaanvragers en -uitvoerders en controleert de voortgang en rechtmatigheid van de subsidieprojecten. Daarnaast doet Stimulus Programmamanagement de praktische uitvoering van het Leisure Ontwikkel Fonds Noord-Brabant.

TRANSPARANTIE

Stimulus, onderdeel van de provincie Noord-Brabant, tracht alle mogelijke transparantie te geven omtrent de verwerking van persoonsgegevens. Het is echter onvermijdelijk dat u tijdens de subsidieaanvraag en/of het subsidietraject persoonsgegevens met ons deelt die niet aan u toebehren. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

  • Gegevens over uw eigen organisatie en/of de bij uw organisatie werkzame personen.
  • Gegevens over samenwerkende organisaties en/of de bij deze organisaties werkzame personen.

Stimulus, onderdeel van de provincie Noord-Brabant, is te kwalificeren als één van de ontvangers van persoonsgegevens die u verwerkt. Stimulus verwacht derhalve dat u – en de organisaties / personen die u vertegenwoordigt – aan de betrokkenen kenbaar maakt dat u de persoonsgegevens met Stimulus deelt.

WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ

Stimulus Programmamanagement verwerkt persoonsgegevens, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • Emailadres
  • Projectgegevens, waaronder loonstroken, urenstaten,;
  • Kamer van Koophandelnummer;
  • BSN nummer;
  • Locatiegegevens
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • IP-adres
  • Internetbrowser en apparaat type

BIJZONDERE EN/OF GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij deze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@stimulus.nl. Wij zullen deze informatie dan verwijderen.

Stimulus Programmamanagement verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens die in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn opgenomen zoals gegevens over ras, geloof, van medische aard, politieke voorkeur, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond of een strafrechtelijk verleden.

WAAROM WE GEGEVENS NODIG HEBBEN

Stimulus Programmamanagement verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het behandelen van uw subsidieaanvraag en subsidieproject
  • Het controleren van uw projectadministratie
  • Het afhandelen van subsidiebetalingen
  • Verzenden van nieuwsbrieven of andere documenten
  • Telefonisch contact opnemen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Informatie verstrekken over wijzigingen in regelgeving, procedures of documenten.
  • Verbetering van onze website en afstemming van onze dienstverlening op uw voorkeuren en informatiebehoefte.

Daarnaast voert Stimulus, onderdeel van de provincie Noord-Brabant interne en externe onderzoeken uit, bijvoorbeeld om te monitoren wat de effecten van een subsidie zijn in een bepaalde regio en/of een bepaalde sector. Hiervoor worden deze gegevens eveneens gebruikt.

RECHTSGRONDEN

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op grond van:

  • Artikel 6 lid 1 sub c AVG: het is noodzakelijk om aan een wettelijke plicht te voldoen.

ZO MIN MOGELIJK DATA

In alle gevallen dienen de bij u opgevraagde gegevens in verhouding te staan tot het doel van de (wettelijke) regeling en de plicht van Stimulus Programmamanagement om de besluiten aantoonbaar en controleerbaar te maken. U hoeft daarom nooit burgerservicenummers of bijzondere persoonsgegevens te verstrekken, tenzij daar uitdrukkelijk en onderbouwd om is gevraagd.

Om aan dataminimalisatie te kunnen doen, verzoeken wij u om burgerservicenummers en bijzondere persoonsgegevens te verwijderen uit de documenten die u naar Stimulus Programmamanagement toestuurt.

ONTVANGERS VAN PERSOONSGEGEVENS

Stimulus, onderdeel van de provincie Noord-Brabant deelt persoonsgegevens met de volgende ontvangers:

  1. De penvoerder en/of subsidieadviseur van uw organisatie;
  2. De organisaties die krachtens hetzelfde besluit als belanghebbenden zijn aangemerkt;
  3. De (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke(n);
  4. De verwerkers die in opdracht van de provincie Noord-Brabant verwerkingen uitvoeren;
  5. De auditorganisaties die bij de provincie Noord-Brabant controles uitvoeren;
  6. De bij de provincie Noord-Brabant werkzame personen;
  7. Externe onderzoeksorganisaties.

DE RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Ingeval de betrokkenen rechten met betrekking tot de gegevens willen uitoefenen, kunnen zij een verzoek indienen bij de provincie Noord-Brabant. De provincie Noord-Brabant behandelt uw verzoek binnen 4 weken. Betrokkenen hebben de volgende rechten:

  • U heeft recht op inzage van de gegevens die de provincie van u verwerkt;
  • U heeft recht op informatie over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt;
  • U heeft recht op correctie of aanvulling van uw gegevens;
  • U heeft het recht de provincie te verzoeken uw gegevens te verwijderen indien de provincie Noord-Brabant geen legitieme reden heeft de gegevens langer te verwerken;
  • U heeft het recht om minder gegevens te laten verwerken;
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • U heeft het recht de provincie te verzoeken uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm aan u over te dragen.

OPSLAG VAN GEGEVENS EN BEVEILIGINGSMAATREGELEN

Binnen onze informatievoorziening speelt informatiebeveiliging een belangrijke rol. Periodiek laten wij een externe audit uitvoeren op de beveiliging van onze ICT-omgeving en ICT–systemen. Daarnaast maken wij onze medewerkers bewust van risico’s die samengaan met het verwerken van informatie en persoonsgegevens in het bijzonder. Dit doen wij onder andere met bewustwordingscampagnes, verplichte e-learnings en aandacht voor informatiebeveiliging en privacy tijdens bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers.

HOE LANG WE GEGEVENS BEWAREN?

De provincie Noord-Brabant is aan wettelijke bewaartermijnen gebonden. De bewaartermijnen zijn te vinden in de Archiefwet 1995 en het Vaststellingsbesluit selectielijst archiefbescheiden Provinciale Organen 2005. Voor documenten die zijn ontstaan met toepassing van de Verordening (EU) nr. 1303/2013, geldt tevens de in die verordening genoemde bewaartermijn.

Onze bewaartermijn(en) zijn:

  • Subsidiedossiers: tot 10 jaar na de laatste uitbetaling. Bij bijzondere situaties worden de gegevens langer bewaard. Afhankelijk van de situatie wordt de termijn vastgesteld.
  • Ingetrokken subsidieaanvragen, niet verleende subsidieaanvragen of geweigerde aanvragen:

tot 3 jaar na de eindbeslissing.

  • Ontvangen van subsidies van derden, al of niet op basis van daarvoor vastgestelde landelijke of provinciale regelingen of programma’s: tot 10 jaar na de laatste uitbetaling.
  • Klachten, adviezen en verzoeken om informatie: Het behandelen van klachten over het functioneren van de organisatie of van een medewerker bij het uitvoeren van de taken: 3 jaar bewaren. Wanneer de behandeling van de klacht een beleidslijn heeft veranderd: altijd bewaren.
  • Advisering aan derden, gevraagd of ongevraagd: tot 3 jaar bewaren.
  • Informatieverzoeken door burgers, bedrijven, instellingen en overheden: tot 1 jaar bewaren.
  • Informatieverzoeken waarbij een beroep wordt gedaan op de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB): tot 10 jaar bewaren.

DELEN MET ANDEREN

Stimulus Programmamanagement deelt uw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Stimulus Programmamanagement blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Als wij met een andere reden dan voor de uitvoering van een overeenkomst en om te voldoen aan een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens met derden delen, dan vragen wij daar vooraf uw toestemming voor.

WEBSITEBEZOEK

Stimulus Programmamanagement gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Stimulus Programmamanagement gebruikt enerzijds cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt, kunnen bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden en helpen ons om de website goed te laten werken. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Zie voor een toelichting de website veiliginternetten.nl

Wij kunnen niet uitsluiten dat derden via onze website cookies plaatsen waarmee uw surfgedrag wordt gevolgd.

BEVEILIGING

Stimulus Programmamanagement neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@stimulus.nl.

De verwerking van persoonsgegevens is aangemeld bij en opgenomen in het register van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) onder meldingsnummer: 00003115.

GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@stimulus.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Stimulus Programmamanagement zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

HEEFT U EEN KLACHT?

Bent u het niet eens met de verwerking van persoonsgegevens of heeft u een klacht? Dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van de provincie Noord-Brabant benaderen via het mailadres dataprivacy@brabant.nl of schriftelijk via:

Provincie Noord-Brabant
t.a.v. Functionaris gegevensbescherming
Postbus 90151
5200 MC ‘s-Hertogenbosch

Heeft u een klacht over de wijze waarop de provincie Noord-Brabant omgaat met de afhandeling van uw verzoek of klacht, dan kunt u daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

WIJZIGINGEN IN DE PRIVACY STATEMENT

Stimulus Programmamanagement behoudt zich het recht voor om deze “privacy statement” op ieder gewenst moment en voor welke reden dan ook aan te passen of te wijzigen. Niets in deze “privacy statement” heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Stimulus Programmamanagement en enige bezoeker aan deze Internetsite of om enige informatie in dat kader te verschaffen.