Het is belangrijk dat de financiële administratie van uw subsidieproject voldoet aan de eisen voor verantwoording van de Europese subsidiegelden. Zo krijgt u het subsidiebedrag daadwerkelijk op uw rekening. Leer van de zeven meest gemaakte fouten!
- Kosten zijn in zijn geheel toegerekend aan het subsidieproject.
Een begunstigde dient de volledige materiaalfactuur in, terwijl slechts een deel van de ingekochte materialen gebruikt zijn voor het project.
- Er is geen gebruiksregistratie bijgehouden.
Een begunstigde heeft geen urenregistratie voor het verbruik van een machine bijgehouden en kan daardoor niet aantonen in hoeverre de kosten voor de machine subsidiabel zijn.
- Er is geen onderscheid tussen ‘kosten derden’ en ‘afschrijvingskosten’.
Een begunstigde heeft de machine gekocht na de start van het project, maar voert deze op als ‘afschrijvingskosten’. Dit zijn ‘kosten derden’.
- Urenstaten zijn niet door twee personen ondertekend.
Een medewerker of projectleider vult zelf de urenregistratie in en laat deze niet ook door een ander ondertekenen. Hierdoor is niet voldaan aan de eis van functiescheiding.
- De juiste stukken worden niet meteen aangeleverd.
Een begunstigde levert niet meteen de juiste stukken aan. Betaalbewijzen, urenstaten of een berekening van afschrijvingskosten ontbreken bijvoorbeeld.
- De batch-betaling via de bank is ongespecificeerd.
De begunstigde betaalt meerdere facturen via een verzamelbetaling, in één batch, maar vergeet de batchspecificatie aan te leveren. Hierdoor kan hij niet aantonen of de ingediende factuur is betaald.
- Wijzigingen worden te laat of niet doorgegeven.
De begunstigde vergeet een wijzigingsverzoek in te dienen bij: een nieuwe projectpartner, een wijziging in de bedrijfsstructuur of veranderde banknummers.
Gouden tip: Durf te vragen!
Heeft u vragen over de administratie van uw project? Stel ze ons gerust! Vergissingen of slordigheden kosten u en ons extra tijd. Bij onregelmatigheden zijn de financieel adviseurs van Stimulus verplicht de controles uit te breiden. Vaak levert dit extra vragen en dus meer werk op aan beide zijden. Verder kan Stimulus de subsidie pas uitkeren als de administratie correct en compleet is. Soms kan de betaling pas plaatsvinden bij de volgende rapportage, meestal een half jaar later. Dit betekent dat u langer op uw geld moet wachten.
Weet u iets niet helemaal zeker of vindt u het prettig als wij met u meedenken? Stel ons ons gerust vooraf uw vragen. Dat scheelt een berg werk achteraf.
Lees ook
