Algemeen

Vanaf wanneer zijn kosten subsidiabel in het kader van POP3?

Op de subsidies in het kader van POP3 zijn Europese staatsteunregels van toepassing. Uit hoofde van deze regels mag geen subsidie worden verleend aan projecten waarvan activiteiten gestart zijn voor de datum indiening van de subsidieaanvraag. Om die reden zijn kosten subsidiabel vanaf de datum van indiening van de subsidieaanvraag.

Heeft u een vraag over de subsidie voor jonge landbouwers?

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) voert de subsidieregeling voor jonge landbouwers uit (in tegenstelling tot de andere POP3 Brabant openstellingen waar Stimulus Programmamanagement het centrale orgaan is voor beoordeling en afwikkeling). Bij vragen voor, tijdens en na het aanvragen van subsidie kunt u dan ook terecht bij RVO.nl via telefoonnummer: 088-0424242 (ma t/m vrij, 8.30-17.00 uur). Antwoorden op veelgestelde vragen vindt u ook op de site van RVO.nl en op RVO.nl: POP3 Jonge Landbouwers – Noord Brabant.

Is het toegestaan om na indiening van de aanvraag voor eigen rekening en risico te starten?

Starten met uw project en het maken van kosten is – inderdaad voor eigen rekening en risico – toegestaan na indiening van uw subsidieaanvraag.

NB: Het aangaan van financiële verplichtingen (tekenen van offertes, opdrachtverstrekkingen) ten behoeve van de uitvoering wordt gezien als start van het project.  Alle kosten voortvloeiend uit een te vroeg aangegane verplichting zijn niet subsidiabel.

Wat is de betekenis van tendersystematiek tijdens de projectuitvoering?

In de tendersystematiek zijn selectiecriteria en wegingsfactoren bepalend in het proces van toekenning en werken door in de projectuitvoering. Ieder project dient te worden uitgevoerd conform projectplan en toekenningsbeschikking. Voor wijzigingen geldt op grond van de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant een meldingsplicht vooraf (Asv, artikel 17). Dit betekent dat projectwijzigingen niet toegestaan zijn, tenzij deze door GS zijn beoordeeld als passend binnen de initiële subsidieverstrekking.

Geldt de weigeringsgrond onder artikel 1.4.f van de geconsolideerde subsidieregeling ook voor partijen die geen landbouwonderneming zijn?

Nee, dit geldt niet voor partijen de geen landbouwonderneming zijn. Deze weigeringsgrond hangt samen met de Europese definitie voor MKB-bedrijven* en betreft iedere aanvrager (inclusief mede-aanvragers) afzonderlijk, voor zover het landbouwondernemingen betreft.

*Kleine en middelgrote onderneming als bedoeld in artikel 1, onder 28 van Verordening 1303/2013 en bijlage I van Aanbeveling van de Commissie van 6 mei 2003 betreffende de definitie van kleine, middelgrote en micro-ondernemingen (2003/361/EG).

Is inkoop bij/inhuur van derden mogelijk?

Het is mogelijk om activiteiten met inkoop uit te voeren. Het gaat dan om inkoop van goederen, diensten of werken.

Welke relatie heeft het POP3 Brabant met de Asv en Awb?

De Subsidieregeling POP3 Noord-Brabant 2014-2020 moet gelezen worden in samenhang met de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant (Asv):

De Subsidieregeling POP3 Brabant is vastgesteld op grond van de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant (Asv). Dit betekent dat een aantal aspecten van de verstrekking van subsidies niet in de POP3-subsidieregeling zijn vastgelegd, maar in de Asv. In de Asv staat onder meer waar de aanvraag moet worden ingediend, wat de beslistermijnen zijn voor Gedeputeerde Staten en algemene verplichtingen voor de subsidieontvanger, zoals de meldingsplicht. Voor een goed begrip van de POP3-subsidieregeling is dus bestudering van de Asv noodzakelijk.

Ook de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bevat algemene bepalingen die onverkort van toepassing zijn op subsidies, verstrekt op grond van deze subsidieregeling. Ten slotte bevatten voornoemde Europese verordeningen bepalingen die van toepassing zijn op de subsidieverstrekking op grond van deze subsidieregeling. De subsidieregeling staat dus niet op zichzelf, maar maakt onderdeel uit van een breder kader, waarbij bij eventuele strijdigheid van deze regeling met normen op een hoger regelgevingsniveau deze laatste voorgaan.

Wat is de rol van Stimulus Programmamanagement?

Stimulus Programmamanagement, uitvoeringsinstantie van de provincie Noord-Brabant, vormt in het kader van POP3 Brabant het centrale orgaan voor het indienen van subsidieverzoeken en de afwikkeling daarvan. De website www.stimulus.nl biedt alle informatie over het programma, zoals over de specifieke openstellingen. Aanvragen voor openstellingen kunnen worden ingediend via de webportal van Stimulus.

Voor de regeling ‘Jonge Landbouwers’ is, in tegenstelling tot de overige openstellingen, RVO.nl de uitvoeringsinstantie.

 

Wat is de rol van RVO.nl?

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl), onderdeel van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, is aangewezen als nationaal betaalorgaan in het kader van POP3. Vanuit die rol controleert RVO.nl of de aanvragen die door Stimulus Programmamanagement zijn beoordeeld aan de relevante regelgeving voldoen. Ook de uitbetaling van POP3 subsidie vindt plaats door RVO.nl.

Voor de regeling ‘Jonge Landbouwers’ is RVO.nl, in tegenstelling tot de andere openstellingen, de uitvoeringsinstantie.

Aanvragen voor regelingen kunnen worden ingediend via het webportal van Stimulus.

Welke ondersteuning kan ik krijgen bij mijn aanvraag?

Raadpleeg regelmatig onze website www.stimulus.nl/pop-brabant/, waarop u informatie vindt over de subsidieregeling en de openstellingen zoals belangrijke documenten, veelgestelde vragen (FAQ), updates en actualiteiten.

U kunt ook contact opnemen met onze adviseurs. U vindt hier een overzicht van de contactpersonen die voor u klaar staan.

Wanneer kan ik een aanvraag indienen?

Via de homepage, tabblad openstellingen ziet u het overzicht met de huidige openstellingen waarvoor u een aanvraag kunt indienen.

Op welke wijze wordt subsidie verdeeld?

De subsidie wordt per openstelling verdeeld op basis van een tendersysteem. Alle projecten die binnen de tenderperiode volledig zijn ingediend en die voldoen aan de subsidievereisten worden gerangschikt door een deskundigencommissie. Deze rangschikking bepaalt de verdeling van de middelen binnen het subsidieplafond. Vervolgens doet Stimulus een financieel inhoudelijke beoordeling van de projecten. De projecten gaan daarna naar het RVO, die toetst of ze voldoen aan de eisen van Europa. Wanneer dit in orde is, geeft Stimulus een beschikking uit aan het goedgekeurde project.

Hoeveel subsidie is per openstelling beschikbaar?

Per openstelling is een subsidieplafond gepubliceerd, u vindt deze hier onder het kopje ‘Openstellingen’

Van welke steuninstrumenten maakt het programma gebruik?

Alle middelen worden ingezet als ‘klassieke’ subsidie (niet-terugvorderbare steun).

Definities

Worden tuinbouwers ook als landbouwers gezien binnen de kaders van het POP3 Brabant?

Tuinbouwers vallen binnen de Europese definitie van landbouwers. Deze Europese definitie is opgenomen in de Subsidieregeling POP3 Noord-Brabant (art 1.1 onder e).

Europese definitie van MKB-bedrijven

Kleine en middelgrote onderneming als bedoeld in artikel 1, onder 28 van Verordening 1303/2013 en bijlage I van Aanbeveling van de Commissie van 6 mei 2003 betreffende de definitie van kleine, middelgrote en micro-ondernemingen (2003/361/EG).

Wat is het criterium voor een “jonge landbouwer”?

De begripsbepaling vindt u in artikel 2.4.4 onder 1 van de geconsolideerde subsidieregeling. Om als jonge landbouwer als bedoeld in artikel 2.4.1, te worden aangemerkt, voldoet de aanvrager aan de volgende vereisten:

  • a. aanvrager is op het moment van het indienen van de aanvraag niet ouder dan 40 jaar;
  • b. aanvrager:
    • 1º. heeft een erkende landbouwkundige opleiding of een gelijkwaardige opleiding afgerond; of,
    • 2º. beschikt over ten minste drie jaar werkervaring op een landbouwbedrijf;
  • c. aanvrager vestigt zich voor het eerst als bedrijfshoofd op het landbouwbedrijf waarop het project is gericht;
  • d. aanvrager heeft alleen of gezamenlijk met andere landbouwers daadwerkelijke langdurige zeggenschap over het landbouwbedrijf als bedoeld onder c, met betrekking tot beslissingen op het gebied van:
    • 1º. beheer;
    • 2º. voordelen; en,
    • 3º. financiële risico’s.

.

Wat wordt verstaan onder het begrip “gebruiksklaar” (in art. 1.9 lid 1 onder c)?

In geval van investeringen is het niet alleen van belang dat aangetoond wordt dat een investering daadwerkelijk is gedaan (de machine is gekocht), maar ook dat de investering daadwerkelijk gebruikt kan worden en dus gebruiksklaar is (de machine is aangesloten en werkt). Zie toelichting bij artikel 1.9. Onder gebruiksklaar wordt derhalve verstaan dat de investering daadwerkelijk gebruikt kan worden.

Projectaanvraag

Wat wordt bedoeld met stimulerend effect ten aanzien van mijn subsidieaanvraag?

 

Eén van de voorwaarden uit de Subsidieregeling POP3 Noord-Brabant is dat de subsidie een stimulerend effect moet hebben (artikel 1.4 onder c). Dit betekent simpelweg dat het project pas mag starten na de indiening van de subsidieaanvraag. Wanneer de werkzaamheden van het project zijn gestart voordat de subsidieaanvraag is ingediend, komt het project niet voor subsidie in aanmerking. Dit geldt niet voor de uitvoering van voorbereidingshandelingen voor de uitvoering van de activiteit. Deze zijn wel toegestaan voorafgaand aan de indiening van de subsidieaanvraag.

 

Hoe kan ik een aanvraag indienen als intermediair/gemachtigde derde?

U logt als gemachtigde op de Stimulus-webportal in met uw eigen eHerkenning. U hoeft vervolgens alleen het machtigingsformulier toe te voegen aan de aanvraag.

 

Hoe moet in een subsidieaanvraag omgegaan worden met de BTW?

Alleen niet verrekenbare BTW komt voor subsidie in aanmerking. Geef daarom in uw aanvraag aan in hoeverre BTW niet verrekenbaar is voor uzelf en per eventuele medeaanvrager.

Subsidie wordt berekend op basis van de subsidiabele kosten. Indien u BTW kan verrekenen, zijn de subsidiabele kosten van uw project excl. BTW en wordt de subsidie berekend over de kosten excl. BTW. Indien u kunt bewijzen dat u BTW niet kan verrekenen of compenseren dan wordt de subsidie berekend op basis van de kosten incl. BTW. In geval van een samenwerkingsverband worden de subsidiabele kosten per samenwerkingspartner/medeaanvrager bepaald en ook of de BTW hier onderdeel van uitmaakt of niet.

NB: U dient aan te kunnen tonen dat u geen BTW kunt verrekenen of kunt compenseren. Dat kunt u aantonen door desgevraagd een verklaring van de belastingdienst of een belastingadviseur te overleggen.

Op welk moment moeten de benodigde vergunningen er liggen, bij indiening van de aanvraag?

U dient de vergunningen die nodig zijn voor het uitvoeren van het project, indien beschikbaar, te overleggen als bijlagen bij uw subsidieaanvraag.

Waaraan dient een projectbegroting te voldoen?

In uw begroting dient u per begrotingspost aan te geven hoe de post is opgebouwd. U geeft hierbij aan welk deel van de subsidiabele kosten/begrotingspost uit kosten derden, kosten eigen personeel, bijdragen in natura en/of afschrijvingskosten bestaat. Het is tevens van belang om een gedetailleerde begroting in uw projectplan op te nemen, onderbouwd naar aantal x tarief en gemotiveerd zodat duidelijk is waarop de projectbegroting is gebaseerd en waarom de kosten noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het project.

Welke rechten mag een “gemachtigde derde” uitoefenen namens de penvoerder?

Een gemachtigde derde mag aanvragen, voortgangsrapportages en eindrapportages indienen en de correspondentie rond het project voeren. Een gemachtigde derde mag de administratie voeren, deze dient echter te allen tijde (ook) volledig beschikbaar te zijn via de penvoerder. Er moet een machtiging worden overgelegd waaruit blijkt dat de gemachtigde hiervoor gemachtigd is.

Mag een “gemachtigde derde” namens de penvoerder als contactpersoon optreden?

Ja, dat mag: berichten uit het digitale projectmanagementsysteem worden dan naar de gemachtigde derde gestuurd.

Welke termijnen worden gehanteerd bij de beoordeling?

De subsidieregeling Plattelandsontwikkelingsprogramma 3 Noord-Brabant is vastgesteld binnen het kader van de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant (Asv). In de Asv is informatie opgenomen over termijnen voor beoordeling, namelijk in artikel 15 onder b: 22 weken na afloop van de periode waarin aanvragen kunnen worden ingediend.

Wat als twee versies van dezelfde aanvraag worden ingediend?

Als het goed is worden aanvragen niet dubbel ingediend: binnen de tenderperiode is het mogelijk om aanpassingen door te voeren in de initiële aanvraag, zodat geen sprake hoeft te zijn van verschillende versies. Wanneer er toch verschillende versies van dezelfde aanvraag zijn, telt de eerste versie. Vormt dit een probleem, dan is de oplossing hiervoor de oudere aanvraag in te trekken voor het eind van de tenderperiode.

Kan na sluiting van de tenderperiode nog informatie worden aangeleverd?

Nee, het is niet toegestaan aanvullingen of verduidelijkingen, met betrekking tot verplichte bijlagen, aan te leveren na afloop van de periode waarin aanvragen kunnen worden ingediend. Bij een tender is het niet mogelijk om nog aanvullingen te doen op het projectplan nadat de aanvraagperiode is afgelopen. Als er onduidelijkheden zijn in de openstellingen, dan moet men daar vóór het indienen van de aanvraag over aan de bel trekken.

Wat als een aanvrager niet over statuten beschikt?

Bij ondernemingsvormen die geen rechtspersoonlijkheid bezitten (eenmanszaak, vennootschap onder firma, maatschap, commanditaire vennootschap), is het bijvoegen van statuten ‘n.v.t.’. In dat geval geldt de aanvrager als natuurlijk persoon, vanwege de hoofdelijke aansprakelijkheid.

Kan een project ook een cofinanciering van andere (overheids)instellingen aanvragen?

Voor de financiering van uw project kunt u – voor zover toegestaan binnen de staatssteunkaders – subsidies aanvragen bij andere (overheids)instanties. Het is van belang om in uw aanvraag de financiering vanuit andere bronnen dan gevraagde POP3-subsidie volledig te vermelden. U voegt tevens de toezeggingen en/of verleningbeschikkingen die ter grondslag liggen van overige financiering van uw project als verplichte bijlage bij uw aanvraag.

Kan ik voor mijn project een andere Europese subsidie aanvragen?

U kunt een project uit meerdere Europese fondsen financieren, tot het op grond van Europese verordeningen toegestane maximale subsidiepercentage of – bedrag (o.a. op grond van de staatssteunmogelijkheden). Voorwaarde is verder dat de kosten die in het kader van een Europees fonds worden gedeclareerd niet ook in het kader van een ander Europees fonds worden gedeclareerd. In uw begroting dient u inzichtelijk te maken welke kosten in het kader van welk Europees fonds worden gemaakt. Verder dient u ervoor zorgen dat in uw projectadministratie de kosten in het kader van verschillende Europese fondsen gescheiden worden geadministreerd.

Hoe kan ik mijn aanvraag indienen?

Via de Stimulus-webportal kunt u POP3 subsidie voor de provincie Noord-Brabant aanvragen en beheren. U kunt inloggen door een Stimulus-account aan te maken.

Voor de regeling ‘Jonge Landbouwers’ geldt een uitzondering. Aanvragen voor deze regeling dient u digitaal in via het webportal van RVO.nl. U kunt inloggen met uw DigiD voor het indienen van uw aanvraag

 

Hoe ziet het proces eruit na de indiening?

Voor de regeling ‘Jonge Landbouwers’ is RVO.nl de uitvoeringsinstantie. Voor meer informatie over voortgang kunt u terecht bij RVO.nl.

Voor de andere nieuwe regelingen is Stimulus de uitvoeringsinstantie.

Stimulus Programmamanagement controleert de binnengekomen aanvragen vervolgens op ontvankelijkheid. Alleen aanvragen die volledig zijn ingediend en die voldoen aan de subsidievereisten zoals genoemd in de Subsidieregeling plattelandsontwikkelingsprogramma 3 Noord-Brabant 2014-2020, worden in behandeling genomen.

Ontvankelijke aanvragen worden door Stimulus Programmamanagement getoetst op financieel-technische zaken. Dit houdt in dat op basis van de ingediende aanvragen en bijlagen wordt vastgesteld of de aanvragen voldoen aan de subsidiabiliteitsvoorwaarden. De projecten worden vervolgens kwalitatief beoordeeld en gerangschikt op basis van de selectiecriteria. Subsidieaanvragen in het kader van openstelling 3 “Samenwerking voor innovaties” worden hiertoe beoordeeld door een onafhankelijke Adviescommissie.

Nadat de projecten zijn gerangschikt zal Stimulus Programmamanagement de financieel-technische toets verder afronden voor de projecten die aan de minimum kwaliteitseisen voldoen (de projecten die op basis van de selectiecriteria het minimum aantal punten hebben bereikt) en die binnen het subsidieplafond vallen. Naar aanleiding van deze toets is het mogelijk dat vragen worden uitgezet bij de aanvragers. Nadat deze vragen zijn beantwoord en de beantwoording is verwerkt zullen de projecten die binnen de subsidieplafond vallen en aan de subsidiabiliteitsvoorwaarden voldoen een subsidiebeschikking ontvangen.

Aanvragen die buiten de subsidieplafond vallen, kwalitatief onvoldoende zijn of niet voldoen aan subsidiabiliteitsvoorwaarden ontvangen een afwijzingsbeschikking.

Projectadministratie

Welke eisen worden gesteld aan een ‘sluitende urenadministratie’, met name ook als personen normaal hun uren niet bijhouden?

In geval personeelskosten en/of onbetaalde eigen arbeid onderdeel vormen van uw project moeten de uren worden bijgehouden. In de het POP3 Brabant is in artikel 1.9 lid 1 onder g sprake van een ‘Sluitende urenadministratie’. Aan de subsidieverstrekking voor personeelskosten en kosten voor eigen arbeid ligt altijd een registratie van de uren ten grondslag. Deze urenregistratie moet controleerbaar zijn en dient in elk geval op persoonsniveau inzicht te geven in het aantal daadwerkelijk aan het gesubsidieerde project bestede uren.  Samenvattend voldoet de urenregistratie aan de volgende minimumeisen:

  • Op het tijdverantwoordingsformulier staan naast de aan het project bestede tijd, de naam van (of verwijzing naar) het project, de naam van de medewerker, de naam van zijn leidinggevende/projectleider (indien van toepassing, in geval van eenmanszaak zou dit niet het geval zijn, zie toelichting verder), duiding van de periode waarin de uren zijn gemaakt  en parafen met data van autorisatie.
  • De periode waarover per keer tijd wordt geschreven moet overzienbaar zijn voor degene die met de interne controle is belast. Verantwoording per week of per maand voldoet hieraan.
  • Als u een sluitende urenadministratie hanteert dan bevat deze alle uren die de medewerkers hebben gemaakt. Indien er binnen uw organisatie geen sprake is van sluitende urenadministratie kan u volstaan met het op dagelijkse basis schrijven op POP3-activiteiten.
  • De medewerker moet de urenverantwoording voor akkoord autoriseren binnen een redelijke termijn nadat tijd geschreven is. Autorisatie binnen een week voldoet hieraan. De leidinggevende van de medewerker of verantwoordelijk projectleider (indien van toepassing) keurt de uren van de medewerker binnen een redelijke termijn nadat tijd geschreven is goed.

In het geval van een algemeen directeur, of een eigenaar van een eenmanszaak, is er geen leidinggevende die op de geschreven uren akkoord kan geven, aangezien de algemeen directeur de hoogst geplaatste functionaris binnen de organisatie is. Om toch zekerheid te krijgen over de uren zijn verschillende oplossingen denkbaar:

  • de algemeen directeur tekent zijn/haar uren. Vervolgens autoriseert de penvoerder van het project het totaal van uren in een rapportage van de algemeen directeur, of de volledige rapportage van deze projectpartner. Autorisatie vindt expliciet plaats. Dit kan op papier of via het digitale systeem waarin de rapportage bij de managementautoriteit wordt ingediend. De penvoerder kan op basis van de inhoudelijke voortgang van het project bij deze projectpartner inschatten of de hiervoor gedeclareerde kosten aannemelijk zijn, of
  • de algemeen directeur tekent zijn/haar uren en geeft een inhoudelijke onderbouwing van de activiteiten in deze uren. Waar mogelijk worden bewijsstukken die dit kunnen onderbouwen opgenomen in het projectdossier, denk aan gespreksverslagen, rapporten, deelnemerslijsten, of
  • de algemeen directeur autoriseert zijn/haar uren en stuurt een afschrift van zijn/haar agenda met de rapportage mee die (op hoofdlijnen) aansluit met de urenregistratie. Een kopie van de agenda wordt ook opgenomen in het projectdossier.

Agrofood

De vergunningsprocedure voor aanpassing van stallen duurt soms zo lang dat daardoor de uitvoering van een POP-project te veel wordt vertraagd. Kan de provincie daarin een rol vervullen?

In eerste instantie is de gemeente aan zet maar in bijzondere gevallen voor zeer innovatieve en perspectiefvolle stalsystemen, waarvoor POP3-subsidie is aangevraagd, kan meegedacht worden. Daarvoor kan contact opgenomen worden met P. van Enckevort (pvenckevort@brabant.nl) die kan doorverwijzen naar de betreffende RO-specialist.