Op naar het Startgesprek en de voortgangsrapportage!

Uw subsidieaanvraag is goedgekeurd! Het Startgesprek met Stimulus is de eerste stap. Hoe kunt u zich hierop het beste voorbereiden? De volgende stap is de voortgangsrapportage die begunstigden twee keer per jaar maken voor Stimulus. Hoe pak je deze klus handig aan? Patty Verhees van Different Doors en penvoerder van het project ‘Bedrijfsgebouwen anno 2050 2.0’ vertelt over haar ervaringen.

Haal meer uit het Startgesprek!

Tijdens het Startgesprek krijgt u uitleg over de uitvoering van uw project van de financieel adviseur en de programmamanager van Stimulus. Zij wijzen u de weg in: de verslaglegging, het declareren van kosten, urenregistraties, de financiële administratie en de communicatievereisten.

Feestelijk moment
Patty Verhees: “Ons Startgesprek was in 2020 midden in de coronaperiode. Het was een online meeting en dat is eigenlijk wel jammer, want het is naast een informatieve bijeenkomst ook een feestelijk moment. Samen sta je aan het begin van een project en dan is het fijn om elkaar in levenden lijve te ontmoeten. Ik raad de penvoerder aan om alle mensen die betrokken zijn bij het project –inhoudelijk, bij de administratie of communicatie – tijdig uit te nodigen voor het Startgesprek.”

Portal van Stimulus
“Ik adviseer de mensen die de administratie gaan doen om vooraf al een kijkje te nemen in het portal van Stimulus.” Degene die de urenregistratie doet of het inboeken van de facturen kan dan meteen gerichte vragen stellen. Het is handig om dit voor de start al te doen, want het is lastig om zaken te veranderen nadat je je administratie al hebt ingericht. Denk aan keuzes voor kostenplaatsen of urenregistraties van mensen of machines.

Coördinator
Patty Verhees: “Het is handig om voor het Startgesprek te bepalen wie de coördinator is per projectpartner. Financiële administratie, urenregistratie en projectverslaglegging hangen nauw met elkaar samen, waardoor ieder intern goed moet samenwerken. Een coördinator is dan nodig, zodat de penvoerder per partner één aanspreekpunt heeft. Tijdens het Startgesprek kun je ook alvast afspraken maken over de meetings die je gaat organiseren voor de tussentijdse rapportages. Zo hou je tijdens de uitvoeringsfase alle partners aangehaakt.”

Tips van Patty Verhees

  • Zorg dat iedereen die betrokken is bij de projectadministratie aanwezig is bij het Startgesprek. Dit geldt voor elke projectpartner.
  • Zorg dat alle aanwezigen voor het Startgesprek het webportal van Stimulus hebben bekeken.
  • Maak van het Startgesprek een feestelijk moment.
  • Vraag, vraag, vraag! De mensen van Stimulus helpen je graag.

Voortgangsrapportage: tips and tricks

“Voor elke voortgangsrapportage organiseerde ik een meeting met alle projectpartners om te evalueren en vooruit te kijken”, vertelt Patty Verhees. “Iedereen is bezig met een ander onderdeel van het project en het is goed om af en toe het totaalplaatje te zien. De meeste projectpartners werkten intensief, maar niet allemaal. Zo speelde de Gemeente Cranendonck voornamelijk een rol bij het delen van de kennis. De gemeente hield zich op de achtergrond tijdens de daadwerkelijke realisatie. Om toch iedere projectpartner op de hoogte te houden van de stand van zaken en de actuele informatie zijn deze meetings erg waardevol. Verder was de meeting handig voor mij als penvoerder, want dan kon ik gemakkelijk informatie voor de rapportage ophalen.”

Declaraties uitbetalen
Stimulus moet geïnformeerd blijven over de vorderingen van het project om de declaraties uit te kunnen betalen en wijzigingsverzoeken te kunnen beoordelen. Deze verzoeken zijn volgens Patty Verhees in elk innovatieproject nodig. “Je doet iets heel nieuws, dus zijn er altijd onvoorziene gebeurtenissen. We hadden bijvoorbeeld te maken met een faillissement van een leverancier.”

Inrichten administratie
Patty Verhees: “Mijn belangrijkste tips voor de voortgangsrapportage? Ten eerste: Durf te vragen. Je hoeft niet alles zelf uit te zoeken en kunt bij Stimulus terecht met vragen over bijvoorbeeld wijzigingsverzoeken of kostensoorten. Mijn ervaring is dat ze graag en goed met je meedenken. Ten tweede: Richt je administratie overzichtelijk in. Wij hebben bijvoorbeeld alle kosten en uren op een project geboekt binnen onze financiële administratie. Op deze manier konden wij met één druk op de knop zien welke kosten gerealiseerd zijn op het project.”

Onervaren projectpartners
De penvoerder dient de voortgangsrapportage in en heeft daarvoor input nodig van de projectpartners. Volgens Patty Verhees is het belangrijk om projectpartners te laten weten wat je nodig hebt en waarom. “Neem hen mee in het traject, zeker als ze nooit eerder met subsidies hebben gewerkt. In de eerste rapportages moet je daar echt tijd voor uittrekken. De latere rapportages zijn dan veel minder werk. Ik heb geleerd dat onervaren projectpartners extra tijd vragen. Ervaren projectpartners, zoals de TU/e leveren hun administratie juist ‘kant-en-klaar’ aan.”

Pieken en dalen
Het administratieve werk aan een subsidieproject doe je er niet even bij, vindt Patty Verhees. “Het is best een klus en er zijn pieken en dalen. Het is een overweging waard om het uit te besteden of er een medewerker voor aan te nemen.”

Tips van Patty Verhees

  • Organiseer een meeting ter voorbereiding op de voortgangsrapportage.
  • Administreer alle kosten op eenzelfde locatie of projectcode in je administratie.
  • Reken op het indienen van wijzigingsverzoeken.
  • Stel vragen aan de programmamanagers van Stimulus.

Lees ook

Patty Verhees van Different Doors en penvoerder van het project ‘Bedrijfsgebouwen anno 2050 2. (1)