U dient één keer per jaar, uiterlijk op 1 december van elk jaar, een financiële rapportage in te dienen over de voortgang van het project. Op basis van ingediende voortgangsrapportages kunt u een nieuwe uitbetaling van de subsidie ontvangen, zodra het subsidiabele kostenvolume de 50% van de begrote subsidiabele kosten overschrijdt en tot een maximum van 75% van het subsidiebedrag. U ontvangt een uitbetaling wanneer de voortgangsrapportage daartoe aanleiding geeft. Voortgangsrapportages moeten via de digitale webportal worden ingediend.

Eén à twee maanden voor de indieningsdatum van de voortgangsrapportage ontvangt u van Stimulus Programmamanagement een herinneringsbrief met daarin een beschrijving van de vereisten die gesteld worden aan de voortgangsrapportage. Deze zijn:

• In de webportal dient u enkele vragen (checklist) over de voortgang van uw project te beantwoorden.
• Een overzicht van de gemaakte kosten en uren. Deze kunnen via een in de webportal te downloaden excel document geupload worden. Wij wijzen u erop dat enkel de kosten en uren ingediend hoeven te worden die niet reeds bij een eerdere voortgangsrapportage zijn ingediend;
• Er is geen noodzaak om alle facturen en urenstaten bij te voegen. Wij vragen u echter wel om per projectpartner de drie grootste facturen inclusief betaalbewijzen en de urenstaten van de twee medewerkers met de meest gemaakte uren bij te voegen als bewijslast;

Twee à drie maanden voor de einddatum van uw project ontvangt u van Stimulus Programmamanagement een herinneringsbrief met daarin een beschrijving van de vereisten die gesteld worden aan de eindrapportage. Deze zijn:

• Een inhoudelijk eindverslag. Een format hiervoor is te vinden in de documenten sectie onder het kopje R&D Samenwerkingsprojecten;
• Een overzicht van de gemaakte kosten en uren. Wij wijzen u erop dat enkel de kosten en uren ingediend hoeven te worden die niet reeds bij een voortgangsrapportage zijn ingediend;
• Er is geen noodzaak om alle facturen en urenstaten bij te voegen. Wij vragen u echter wel om per projectpartner de drie grootste facturen inclusief betaalbewijzen en de urenstaten van de twee medewerkers met de meest gemaakte uren bij te voegen als bewijslast;
• Indien er sprake is van een subsidie van meer dan € 125.000 voor een of meerdere van de projectpartners dan dient een controleverklaring ingediend te worden.