In geval personeelskosten en/of onbetaalde eigen arbeid onderdeel vormen van uw project moeten de uren worden bijgehouden. In de het POP3 Brabant is in artikel 1.9 lid 1 onder g sprake van een ‘Sluitende urenadministratie’. Aan de subsidieverstrekking voor personeelskosten en kosten voor eigen arbeid ligt altijd een registratie van de uren ten grondslag. Deze urenregistratie moet controleerbaar zijn en dient in elk geval op persoonsniveau inzicht te geven in het aantal daadwerkelijk aan het gesubsidieerde project bestede uren.  Samenvattend voldoet de urenregistratie aan de volgende minimumeisen:

• Op het tijdverantwoordingsformulier staan naast de aan het project bestede tijd, de naam van (of verwijzing naar) het project, de naam van de medewerker, de naam van zijn leidinggevende/projectleider (indien van toepassing, in geval van eenmanszaak zou dit niet het geval zijn, zie toelichting verder), duiding van de periode waarin de uren zijn gemaakt  en parafen met data van autorisatie.
• De periode waarover per keer tijd wordt geschreven moet overzienbaar zijn voor degene die met de interne controle is belast. Verantwoording per week of per maand voldoet hieraan.
• Als u een sluitende urenadministratie hanteert dan bevat deze alle uren die de medewerkers hebben gemaakt. Indien er binnen uw organisatie geen sprake is van sluitende urenadministratie kan u volstaan met het op dagelijkse basis schrijven op POP3-activiteiten.
• De medewerker moet de urenverantwoording voor akkoord autoriseren binnen een redelijke termijn nadat tijd geschreven is. Autorisatie binnen een week voldoet hieraan. De leidinggevende van de medewerker of verantwoordelijk projectleider (indien van toepassing) keurt de uren van de medewerker binnen een redelijke termijn nadat tijd geschreven is goed.

In het geval van een algemeen directeur, of een eigenaar van een eenmanszaak, is er geen leidinggevende die op de geschreven uren akkoord kan geven, aangezien de algemeen directeur de hoogst geplaatste functionaris binnen de organisatie is. Om toch zekerheid te krijgen over de uren zijn verschillende oplossingen denkbaar:

• de algemeen directeur tekent zijn/haar uren. Vervolgens autoriseert de penvoerder van het project het totaal van uren in een rapportage van de algemeen directeur, of de volledige rapportage van deze projectpartner. Autorisatie vindt expliciet plaats. Dit kan op papier of via het digitale systeem waarin de rapportage bij de managementautoriteit wordt ingediend. De penvoerder kan op basis van de inhoudelijke voortgang van het project bij deze projectpartner inschatten of de hiervoor gedeclareerde kosten aannemelijk zijn, of
• de algemeen directeur tekent zijn/haar uren en geeft een inhoudelijke onderbouwing van de activiteiten in deze uren. Waar mogelijk worden bewijsstukken die dit kunnen onderbouwen opgenomen in het projectdossier, denk aan gespreksverslagen, rapporten, deelnemerslijsten, of
• de algemeen directeur autoriseert zijn/haar uren en stuurt een afschrift van zijn/haar agenda met de rapportage mee die (op hoofdlijnen) aansluit met de urenregistratie. Een kopie van de agenda wordt ook opgenomen in het projectdossier.