Op 28 november 2018 zijn wijzigingen in de Regeling Europese EZ-Subsidies (kortweg: REES) doorgevoerd, omdat de Europese Commissie een aantal wijzigingen heeft opgenomen in de Europese verordeningen van de structuurfondsen om de administratieve lasten te verminderen.
Hieronder vallen ook enkele wijzigingen die van belang zijn voor de nog komende OPZuid-calls. Deze wijzigingen kunnen worden gezien als toevoeging op de huidige manieren om loonkosten en kosten derden te berekenen. Het gaat hier om één aanvullende manier om loonkosten te berekenen, één aanvullende manier om overige kosten derden te berekenen en één manier om urenaantallen vast te stellen. Achterliggend doel is administratieve lastenverlichting voor zowel de aanvrager/begunstigde alsook de Managementautoriteit.
Wat houden de wijzigingen in? Onderstaand wordt per wijziging besproken wat in de regeling is aangepast en wat dit inhoudt.
Loonkosten als vast percentage (20%) van overige kosten
In artikel 1.4, lid 1 onder b wordt een toevoeging gedaan: ‘’Loonkosten kunnen berekend worden door de kosten, bedoeld in artikel 1.3, eerste lid, onderdelen b tot en met d, te vermenigvuldigen met 20%, voor zover deze kosten geen verband houden met de uitvoering van overheidsopdrachten voor werken met een waarde boven het drempelbedrag, genoemd in artikel 4, onderdeel a, van Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG (PbEU 2014, L 94);’’
Dit houdt in dat loonkosten berekend kunnen worden door de overige kosten (kosten derden, afschrijvingskosten en bijdragen in natura) te vermenigvuldigen met 20%. Dit is een forfaitair percentage dat geen verdere bewijslast behoeft. Deze optie is alleen mogelijk voor het gehele project. Wanneer een project gebruik maakt van 20% loonkosten op basis van kosten derden, dan kan niet ook gebruik gemaakt worden van een andere loonkostensoort. De keuze dient derhalve op projectniveau gemaakt te worden.
Deze optie kan voordelig zijn bij een forse investering, waarbij je de loonkosten op 20% van de kosten derden stelt. De projectmanagers hoeven dan bijvoorbeeld geen uren te schrijven, wat urenadministratie scheelt.
Overige kosten als vast percentage (40%) van loonkosten o.b.v. bruto jaarsalaris incl. 32% opslag voor werkgeverslasten, excl. 15% opslag overhead
In artikel 1.4 wordt een toevoeging gedaan bij sub a ‘berekening overige subsidiabele kosten’: ‘’De kosten, bedoeld in artikel 1.3, eerste lid, onderdelen b tot en met d, kunnen worden berekend door de loonkosten, berekend overeenkomstig artikel 1.4, eerste lid, onderdeel a, onder 5°, te vermenigvuldigen met 40%.’’
Dit houdt in dat de overige kosten derden berekend kunnen worden door de loonkosten op basis van het bruto jaarsalaris (incl. opslag 32% voor werkgeverslasten, excl. 15% opslag overhead) te vermenigvuldigen met 40%. Ook dit is een forfaitair percentage dat verder niet hoeft te worden onderbouwd. Opmerking hierbij is dat het gaat om de loonkosten op basis van het bruto jaarsalaris inclusief een 32% opslag voor werkgeverslasten, maar exclusief een opslag van 15% voor overheadkosten. Dit is omdat de overheadkosten reeds in de 40% verdisconteerd zitten. Deze optie is alleen mogelijk voor het gehele project. De keuze dient derhalve op projectniveau gemaakt te worden.
Deze optie kan voordelig zijn bij innovatieprojecten, waarin vaak veel uren zitten. Bij dergelijke innovatieprojecten loont het wellicht om de kosten derden op 40% van de loonkosten te stellen, zodat de last om kleinere posten te verantwoorden vervalt.
In artikel 1.4, lid 1 onder c wordt een toevoeging gedaan:
In artikel 1.4, lid 1 onder c wordt een toevoeging gedaan: ‘’Loonkosten voor personen die in deeltijd aan de uitvoering van de desbetreffende subsidiabele activiteit hebben gewerkt kunnen berekend worden door het brutoloon, vermeerderd met een opslag van 32% voor werkgeverslasten, waarna over dat bedrag 15% aan overheadkosten wordt berekend, te vermenigvuldigen met het vaste percentage van de tijd dat zij per maand aan de activiteit hebben gewerkt.’’
Dit houdt in dat de registratie van daadwerkelijk gemaakte uren komt te vervallen indien gekozen worden voor bovenstaande optie. Bovenstaande optie maakt het mogelijk om per maand een vast percentage aan tijd vast te stellen dat de medewerker aan het project werkt. Qua onderliggende benodigde registratie dient dan een werkgeversverklaring te worden aangeleverd waarin een deeltijd percentage voor de medewerker is vastgelegd.
Meer informatie
Op onze website vindt u het Handboek EFRO 2014-2020 versie 5.1 waarin u in paragraaf 4.2.1 meer kunt lezen over de nieuwe mogelijkheden. In de bijlagen van het handboek vindt u een voorbeeld format voor het werkgeversdocument. Neemt u gerust contact op met uw contactpersoon bij OPZuid wanneer u hierover nog vragen heeft.
