TNO en de EFRO-management autoriteiten zijn onlangs tot afspraken gekomen in het kader van lastenverlichting. De vergaande gedigitaliseerde administratie van TNO leidde bij beide partijen namelijk tot een administratieve lastenverzwaring bij het afleggen van verantwoording over de ontvangen EFRO subsidies (Europees Fonds Regionale Ontwikkeling).

Digitalisering en subsidieverantwoording
De TNO administratie werkt volledig met gedigitaliseerde documenten en autorisaties, die gestuurd worden door geprogrammeerde workflows. Ook zijn veel controleprocedures ‘afgedwongen’ in de IT- systeeminrichting. De medewerkers van de EFRO managementautoriteiten moeten op individueel projectniveau controles uitoefenen op de juiste en rechtmatige besteding van de subsidiegelden en dit zelfstandig vaststellen.

Confrontatie
Een confrontatie was geboren: de EFRO konden de noodzakelijke controles niet uitvoeren (het TNO systeem is voor hen een ‘black box’) en TNO medewerkers konden de projectspecifieke vragen alleen maar beantwoorden door te wijzen naar hun integrale systeem. Omdat TNO is betrokken bij diverse projecten in verschillende regio’s werd TNO geconfronteerd met dezelfde systeemvragen door verschillende managementautoriteiten.

Een nieuw initiatief
Op initiatief van TNO hebben vertegenwoordigers van beide organisaties de handen ineengeslagen. Omdat de administratieve organisatie landelijk voor alle TNO-organisaties gelijk is en ook de ERFRO-managementautoriteiten landelijk een eenduidige werkwijze hanteren, kon een systeem ontwikkeld worden waarbij TNO één keer per jaar verantwoording aflegt over geautomatiseerde processen en procedures, precies afgestemd op wat de EFRO management autoriteiten nodig hebben. Deze rapportage wordt voorzien van een assurance verklaring door de accountant van TNO.

Rol accountant
De rol van de accountant is hierbij van belang geweest. Deze heeft de vertaling gemaakt van de bestaande controle op de geautomatiseerde systemen, naar een assurance verklaring voor een specifieke doelgroep op de werking van de systemen van TNO.

Voordelen
De voordelen voor beide organisaties zijn evident:
– TNO behoeft over de administratieve organisatie slechts één keer per jaar verantwoording af te leggen heeft hierbij één EFRO-managementautoriteit als aanspreekpunt, die accounthouder is namens alle managementautoriteiten;
– TNO behoeft per project alleen projectspecifieke inlichtingen te verstrekken;
– EFRO managementautoriteiten hebben zekerheid dat de administratie en controles goed hebben gewerkt;
– EFRO managementautoriteiten kunnen zich toeleggen op specifieke projectcontroles en houden meer tijd over om na te gaan of de doelen van het project zijn behaald en de subsidie goed is besteed. Dit sluit aan bij de wens van de Europese Commissie om vooral op output te sturen.

Landelijk accounthouderschap
De conclusie is dat digitalisering en administratieve lastenverlichting in subsidieland hand in hand kunnen gaan. Voorwaarde is de bereidheid van partijen om de zoektocht aan te gaan naar een oplossing. De gemaakte afspraken zijn neergelegd in een Landelijk Accounthouderschap en in juni 2018 is daarover overeenstemming bereikt tussen TNO en de bij de uitvoering van EFRO- projecten betrokken autoriteiten binnen de vier landsdelige EFRO-programma’s.

Op grond van dit initiatief volgens nu andere grote partijen dit voorbeeld, zoals de TU Delft.