Algemeen

Hoe toets ik de bijdrage van mijn project aan duurzame energie, energie-efficiëntie, hernieuwbare energie & CO2-reductie?

Kmo’s en mkb’ers kunnen bij het berekenen en verklaren van de klimaatimpact van hun project, gebruik maken van de Impact Hypothesis tool. De Impact Hypothesis tool is een online formulier dat speciaal voor CrossRoads2 Sustainable Energy is ontwikkeld. Aanvragers kunnen dit formulier online invullen en krijgen hiermee een beeld van de mate waarin hun product of dienst scoort op het vlak van CO2-reductie. Het resultaat wat uit de tool voortkomt, kan bij de projectaanvraag ingevuld worden onder vraag 9.1 in bijlage E (Model projectplan innovatieprojecten CR2SE). Instructievideo’s en meer inhoudelijke informatie over de werking van de berekeningstool kunt u terugvinden op deze pagina.

Mag ik activiteiten waarover al de-minimis steun is ontvangen, inbrengen in mijn CrossRoads2 Sustainable Energy project?

Nee, je mag niet stapelen. Het is óf geoorloofde staatssteun onder de AGVV voor bepaalde activiteiten óf de steun valt onder de-minimis voor de activiteiten. Voor dezelfde activiteiten mag de steun niet gecombineerd worden tussen de AGVV en de de-minimis.

De betreffende projectactiviteiten mogen wel beschreven worden in het projectplan om de context van het verhaal te duiden. Echter, dient de aanvrager hier duidelijk bij te vermelden dat over de betreffende projectactiviteiten geen subsidie wordt aangevraagd.

Is de 70/30%-verhouding tussen partners een harde eis?

Nee, dit is geen harde eis, Hierop wordt indirect wel getoetst door de Raad van Advies onder de categorie “grensoverschrijdende meerwaarde”. Indien een project tussen twee partners, één partner bevat die meer dan 70% van de projectkosten op zich neemt zal de Raad van Advies haar vraagtekens hebben bij de grensoverschrijdende meerwaarde van het project, naarmate dit percentage nog verder oploopt. De vuistregel is om voor uw project maximaal een verdeling van 70/30% te hanteren. Er wordt echter achteraf niet op getoetst of ook in de gerealiseerde kosten is voldaan aan de 70/30%-verhouding.

Wie bepaalt de score van ingediende projectvoorstellen?

Alle ingediende projectvoorstellen worden eerst op volledigheid getoetst door Stimulus Programmamanagement. Stichting CrossRoads2 beoordeelt vervolgens of de aanvraag voldoet aan de minimale vereisten.

Voor innovatieprojecten geldt dat daarna een onafhankelijke Raad van Advies de projectvoorstellen beoordeelt en op puntental rangschikt. Uitgangspunt zijn de volgende criteria: competenties van de uitvoerders, economische impact, grensoverschrijdende meerwaarde, mate van innovatie, kwaliteit van projectplan en bijdrage aan duurzame energie, energie-efficiëntie, hernieuwbare energie en CO2-reductie en -captatie. Voorwaarde is dat uw project op geen van deze zes categorieën een score 0 behaalt.

Op basis van het advies van de Raad van Advies verdeelt Stichting CrossRoads2 de beschikbare subsidie binnen het subsidieplafond, nadat Stimulus Programmamanagement een financieel-technische toets heeft uitgevoerd, te beginnen met het hoogst gerangschikte project. Als uw project binnen het subsidieplafond valt en de financieel-technische toets volbrengt, ontvangt u een positieve verleningsbeschikking.

Hoe bereken ik het standaard uurtarief (SUT) van een medewerker?

Het standaarduurtarief (SUT) is het tarief waarmee de loonkosten van een medewerker, in loondienst op basis van een arbeidsovereenkomst, berekend worden. Om het SUT te berekenen, dient uit te worden gegaan van het basismaandloon zoals op de loonstrook van januari van het betreffende jaar aangegeven. Dit basismaandloon wordt vermenigvuldigd met een coëfficiënt van 1,2%. Het SUT dat hiermee wordt berekend, wordt voor de rest van het betreffende kalenderjaar toegepast. Indien een medewerker in de loop van het jaar in dienst is getreden, dient de  loonstrook van de eerste volledige maand in dienst, als uitgangspunt te worden genomen voor de berekening van het SUT. Daarnaast dient te worden aangetoond dat de medewerker inderdaad pas vanaf die maand in dienst is. Indien dit niet op de loonstrook is vermeld, dient een arbeidsovereenkomst als bewijslast te worden bijgevoegd.

In Vlaanderen is het mogelijk dat een persoon niet werkt op basis van een arbeidsovereenkomst. Het standaard uurtarief (SUT) mag dan niet worden gebruikt. Hoe bereken ik dan mijn loonkosten?

Het standaard uurtarief (SUT) kan uitsluitend worden gebruikt voor personen die worden verloond vanuit de projectpartner of een daaraan verbonden entiteiten én die werken op basis van een arbeidsovereenkomst. Indien geen sprake is van een arbeidsovereenkomst, zijn er twee opties:

  1. Specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB: dit tarief geldt alleen voor personen die niet werken op basis van een arbeidsovereenkomst én (mede-)eigenaar zijn. Er dient bewijslast te worden aangeleverd dat de betreffende persoon (mede-)eigenaar is. Voor Vlaamse partijen bedraagt dit tarief € 34,12, voor Nederlandse partijen € 36,82.
  2. Standaarduurtarief voor niet-werknemers: dit tarief geldt alleen voor personen die niet werken op basis van een arbeidsovereenkomst gekenmerkt door een hiërarchische relatie en derhalve geen sociale premies afdragen. Het tarief kan worden berekend door op het bruto maandloon van de maand waarvoor er uren worden gedeclareerd een coëfficiënt van 0,7% toe te passen. Voor elke maand waarvoor er uren worden gedeclareerd, moet het SUT opnieuw worden berekend. Er dient ook voor iedere maand een aparte declaratie te worden gedaan, met als bewijslast de loonstrook, urenstaat en aangifte loonheffing van de betreffende maand, de verzamelloonstaat over voorgaand afgelopend kalenderjaar en bewijslast waaruit de beslissende/sturende rol van die persoon binnen de PPL blijkt.
Als een persoon wordt verloond vanuit een verbonden onderneming, kunnen deze kosten dan worden opgenomen in de begroting als loonkosten? Of geldt dit alleen voor mensen op de loonlijst binnen de PPL die aanvraagt?

Personeelsleden van verbonden ondernemingen kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Onder een verbonden onderneming wordt verstaan een onderneming die meer >50% van de aandelen heeft in de aanvragende partij of een onderneming waarvan de aanvragende partij >50% van de aandelen bezit. Voorwaarde is dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid (denk aan statuten of een aandeelhoudersregister). De PPL dient deze bewijsstukken aan te leveren via het e-loket, met het verzoek om de verbondenheid te erkennen.

Mag binnen Crossroads2 Sustainable Energy subsidie gestapeld worden op een vroege-fase financiering VFF (wat een lening is)?

Doordat de lening wellicht niet hoeft te worden terugbetaald, wordt de lening vanuit staatssteunregels gezien als een subsidie, als steun. Dit betekent, kijkend naar de tekst in de subsidieregeling CrossRoads2 Sustainable Energy:

De eigen bijdrage dient volledig door de begunstigden te worden betaald, er mag geen sprake zijn van aanvullende subsidies naast de bijdrage vanuit CrossRoads2 Sustainable Energy (EFRO middelen).

Dat betekent dat de (VVF) lening niet samen gestapeld kan worden met CrossRoads2 Sustainable Energy subsidie, omdat de lening dus wordt gezien als subsidie.

Hoe wordt er om gegaan met de WBSO “Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk” (NL) en “Vrijstelling doorstorting van bedrijfsvoorheffing” (BE), dienen deze in mindering te worden gebracht?

Met de “WBSO” (NL) en “Vrijstelling doorstorting van bedrijfsvoorheffing” (BE) hoeft geen rekening te worden gehouden voor deze subsidieregeling. Deze hoeven derhalve niet in mindering gebracht te worden op de subsidiabele projectkosten.

Op welk moment mag je starten met het project? Na indiening?

Je mag met het project starten op de dag na de datum van de indiening aanvraag. Kosten zijn subsidiabel vanaf de dag na de datum van indiening van de aanvraag.

Dienen belastingen betaald te worden door de PPL’s op INTERREG VL-NL steun?

Dat is een vraag die vanuit Nederland met “nee” kan worden beantwoord. Over subsidie worden in Nederland geen belastingen geheven.

Vanuit België is er geen volledige vrijstelling van subsidies. De overheidssubsidies worden binnen de resultatenrekening normaliter als opbrengst geboekt. In de vennootschapsbelasting wordt dus in principe elke ontvangen subsidie belast in het resultaat. Er is een aantal vrijstellingen, zoals VLAIO subsidies, maar INTERREG valt hier niet onder.

De KMO bekijkt best met hun boekhouder hoe ze de subsidies dienen te boeken in relatie tot hun belastingaangifte.

Kan een onderaannemer binnen een innovatieproject zijn offerte en factuur splitsen over de verschillende PPLs?

Ja, dat mag. Het is ook wel zo eerlijk als de kosten van een bepaalde onderaannemer verdeeld worden over de PPL’s. Let dan wel op dat vooraf in het contract duidelijk afspraken worden gemaakt, anders kan achteraf van een auditor het verwijt komen dat er opportunistisch is gefactureerd. Voor de verschillende PPL’s dient de onderaannemer per PPL een aparte factuur aan te maken op naam van de betreffende PPL.

Wat is de officiële startdatum van CrossRoads2 Sustainable Energy?

PPL-projecten mogen starten na indiening van de aanvraag, dit is wel voor eigen rekening en risico. Als de aanvraag wordt afgewezen kunnen PPL’s niets declareren. Daarbij is het verstandiger om te wachten tot er een overeenkomst is opgesteld tussen het project en CrossRoads2 Sustainable Energy, omdat een project maximaal achttien maanden na het tekenen van de overeenkomst moet zijn beëindigd, doch uiterlijk op 30 september 2022 moet zijn afgerond.

Kan een onderwijsinstelling zoals een universiteit of hogeschool subsidie ontvangen vanuit CrossRoads2 Sustainable Energy?

Nee, enkel MKB/KMO ondernemingen kunnen subsidie ontvangen vanuit CrossRoads2 Sustainable Energy. Wel kan een onderwijs- of onderzoeksinstelling deelnemen in een CrossRoads2 Sustainable Energy project als onderaannemer,  deze ontvangt in dit geval geen subsidie.

Waar dienen deelnemers gevestigd te zijn om in aanmerking te komen voor CrossRoads2 Sustainable Energy subsidie voor een innovatieproject?

Conform artikel 6, lid 1, sub c van de subsidieregeling CrossRoads2 Sustainable Energy dient minimaal één KMO/MKB in Vlaanderen gevestigd te zijn en minimaal één KMO/MKB in Zuid-Nederland bij het uitvoeren van een innovatieproject. Onder Zuid-Nederland worden de provincies Zeeland, Noord-Brabant en Limburg verstaan. Een samenwerking tussen een onderneming uit Rotterdam en een onderneming uit Vlaanderen voldoet bijvoorbeeld niet aan de regeling, omdat er geen onderneming uit Zuid-Nederland deelneemt.

Op welke sectoren richt CrossRoads2 Sustainable Energy zich?

CrossRoads2 Sustainable Energy is een project binnen het Europese programma Interreg Vlaanderen-Nederland en heeft als doel het stimuleren van grensoverschrijdende innovatieprojecten tussen KMO/MKB in Vlaanderen en Zuid-Nederland. Deze samenwerkingsverbanden dienen een impact te hebben op duurzame energieproductie, -efficiëntie of -besparing in de grensregio in de volgende sectoren:

I. High tech systemen en materialen, waaronder:
– Energiesystemen,
– Systemen in bouw;

II. Chemie en materialen;

III. Agrofood;

IV. Cleantech;

V. Biobased economy (met inbegrip van circulaire economie);

VI. Logistiek;

VII. Maintenance.

Projectaanvraag

Hoe toets ik de bijdrage van mijn project aan duurzame energie, energie-efficiëntie, hernieuwbare energie & CO2-reductie?

Kmo’s en mkb’ers kunnen bij het berekenen en verklaren van de klimaatimpact van hun project, gebruik maken van de Impact Hypothesis tool. De Impact Hypothesis tool is een online formulier dat speciaal voor CrossRoads2 Sustainable Energy is ontwikkeld. Aanvragers kunnen dit formulier online invullen en krijgen hiermee een beeld van de mate waarin hun product of dienst scoort op het vlak van CO2-reductie. Het resultaat wat uit de tool voortkomt, kan bij de projectaanvraag ingevuld worden onder vraag 9.1 in bijlage E (Model projectplan innovatieprojecten CR2SE). Instructievideo’s en meer inhoudelijke informatie over de werking van de berekeningstool kunt u terugvinden op deze pagina.

Mag ik activiteiten waarover al de-minimis steun is ontvangen, inbrengen in mijn CrossRoads2 Sustainable Energy project?

Nee, je mag niet stapelen. Het is óf geoorloofde staatssteun onder de AGVV voor bepaalde activiteiten óf de steun valt onder de-minimis voor de activiteiten. Voor dezelfde activiteiten mag de steun niet gecombineerd worden tussen de AGVV en de de-minimis.

De betreffende projectactiviteiten mogen wel beschreven worden in het projectplan om de context van het verhaal te duiden. Echter, dient de aanvrager hier duidelijk bij te vermelden dat over de betreffende projectactiviteiten geen subsidie wordt aangevraagd.

Dien ik rekening te houden met marktconformiteit?

In het geval van kosten op factuurbasis, dient er aandacht te zijn voor marktconformiteit. Volgens de Europese wetgeving geldt vanaf een bedrag van € 50.000,- per leverancier dat meerdere offertes (minimaal drie) dienen te worden opgevraagd. Daarnaast dient in de administratie te worden vastgelegd waarom is gekozen voor een bepaalde leverancier. Deze offertes, afwegingskader en gunningsverslag moeten worden samengevoegd in een ‘aanbestedingsdossier’ in het e-loket. Let op: meerdere facturen bij eenzelfde leverancier worden als één geheel beschouwd bij het bepalen van het bedrag per leverancier.

Hoe streng wordt er om gegaan met het maximale aantal pagina’s in het projectplan?

Dit is een richtlijn om te voorkomen dat er hele boekwerken worden ingediend. Maar als u alleen voor het onderdeel projectactiviteiten één of twee pagina’s extra nodig hebt, dan is dat geen probleem.

Als ik in de vorige call een aanvraag heb ingediend, is het dan de bedoeling dat ik opnieuw alle bijlagen bijvoeg?

Ja, dat is het geval. Ook alle bijlagen dienen bijgevoegd te worden. Omdat het hier gaat om een tender-systematiek, wordt de tweede call volledig los gezien van de eerste call. Aanvragen zijn ook afgewezen, bijvoorbeeld omdat ze niet volledig waren binnen het toen ingediende subsidie plafond. Aanvragers zullen nu indienen onder een nieuw subsidieplafond. Dit betekent dus ook dat zij opnieuw moeten indienen, inclusief alle onderliggende stukken.

Hoe wordt er om gegaan met de WBSO “Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk” (NL) en “Vrijstelling doorstorting van bedrijfsvoorheffing” (BE), dienen deze in mindering te worden gebracht?

Met de “WBSO” (NL) en “Vrijstelling doorstorting van bedrijfsvoorheffing” (BE) hoeft geen rekening te worden gehouden voor deze subsidieregeling. Deze hoeven derhalve niet in mindering gebracht te worden op de subsidiabele projectkosten.

Kan een onderwijsinstelling zoals een universiteit of hogeschool subsidie ontvangen vanuit CrossRoads2 Sustainable Energy?

Nee, enkel MKB/KMO ondernemingen kunnen subsidie ontvangen vanuit CrossRoads2 Sustainable Energy. Wel kan een onderwijs- of onderzoeksinstelling deelnemen in een CrossRoads2 Sustainable Energy project als onderaannemer,  deze ontvangt in dit geval geen subsidie.

Wat is het moment van toetsing of een aanvragende onderneming valt onder de MKB/KMO definitie?

Wanneer Stimulus vaststelt dat op de datum van de afsluiting van de rekeningen de gegevens (werkzame personen, omzet, balanstotaal) van een onderneming boven de drempels liggen verliest deze onderneming de status van MKB/KMO slechts wanneer deze situatie zich in twee opeenvolgende jaren voordoet. Bij recent opgerichte ondernemingen waarvan de eerste jaarrekening nog niet is afgesloten worden de gegevens bepaald aan een in de loop van het jaar gemaakte schatting.

Voorbeeld  1
Definitieve aanvraag: 30-11-2020. Afsluiting van de rekeningen over 2019 = 28-2-2020 (dus uitbrengen jaarrekening). Jaar 2019 is dus uitgangspunt. Volgens de toets waren ze in 2019 MKB. Dus akkoord.

Voorbeeld 2
Definitieve aanvraag: 30-11-2020. Afsluiting van de rekeningen  over 2019 =  28-2-2020 (dus uitbrengen jaarrekening). Jaar 2019 is dus uitgangspunt
Volgens de toets waren ze in 2019 GEEN MKB. We dienen nu over 2018 te toetsen of het MKB was. Wel MKB/KMO over  2018 =  akkoord. Niet MKB/KMO over 2018 = niet akkoord en project kan geen doorgang vinden

De status van MKB/KMO wordt alleen bij de aanvraag van subsidie getoetst. Wanneer de status van MKB/KMO na de toekenning van de subsidie wijzigt heeft dit geen gevolgen voor de toegekende subsidie.

MKB/KMO definitie: Volgens de definitie van de Europese Commissie, heeft een MKB/KMO-onderneming minder dan 250 werknemers en bedraagt de jaaromzet minder dan 50 miljoen euro of het balanstotaal minder dan 43 miljoen euro.

Mogen twee verbonden ondernemingen subsidie ontvangen vanuit CrossRoads2 Sustainable Energy voor een innovatieproject? Met verbonden onderneming wordt bijvoorbeeld een gemeenschappelijke moederholding of een gemeenschappelijke aandeelhouder bedoeld.

Om in aanmerking te komen voor subsidie vanuit CrossRoads2 Sustainable Energy dient in bovenstaand geval sprake te zijn van twee zelfstandige ondernemingen.  Onderstaande definities beschrijven wat een zelfstandige onderneming is.

  • Je  bent volledig onafhankelijk, d.w.z. je hebt geen participatie in andere ondernemingen en geen andere onderneming heeft een participatie in die van jou;
  • Je bezit minder dan 25% van het kapitaal of de stemrechten (het hoogste cijfer telt) van een of meer ondernemingen  en/of andere ondernemingen bezitten niet meer dan 25% van het kapitaal of de stemrechten (het hoogste cijfer telt) van jouw onderneming.

Bovenstaande cijfers gelden zowel upstream en/of downstream, dit betekent dat ondernemingen via een holding c.q. moedermaatschappij ook verbonden (kunnen) zijn.

Valt subsidie uit CrossRoads2 Sustainable Energy onder de de-minimis Verordening?

Nee, subsidie uit Crossroads2 Sustainable Energy valt onder de Algemene Groeps Vrijstellings Verordening (AGVV). Binnen Crossroads2 Sustainable Energy wordt geen gebruik gemaakt van de-minimis Verordening. Subsidie vanuit CrossRoads2 Sustainable Energy hoeft dus niet te worden meegenomen voor een eventuele overige de-minimis verklaring.

Mag ik voor mijn project ook meerdere subsidies ontvangen?

Nee, dat mag niet. Naast de subsidie van CrossRoads2 Sustainable Energy mag u geen andere subsidies ontvangen voor uw project. De projectkosten moeten volledig gedekt worden uit de CrossRoads2 Sustainable Energy-bijdrage en eigen middelen.

Stel: Een Belgische onderneming wil een product ontwikkelen samen met een Nederlandse partij, maar Nederlandse partij is ook aandeelhouder van deze Belgische onderneming. Mogen zij samen een project indienen binnen CrossRoads2 Sustainable Energy en is er een maximum gesteld m.b.t. het % aandelen?

Ja, mits beide partijen zelfstandige ondernemingen zijn.

Toelichting:
In de Subsidieregeling onder artikel 6 (subsidievereisten innovatieproject) is opgenomen:
Het innovatieproject wordt uitgevoerd door een samenwerkingsverband van partijen, waarin minimaal:

  • Één MKB/KMO gevestigd in het Zuid-Nederlandse deel van de Regio, en
  • Één MKB/KMO gevestigd in het Vlaamse deel van de Regio;
    Met partijen wordt bedoeld: minimaal twee zelfstandige ondernemingen (één uit de regio Zuid-Nederland en één uit de regio Vlaanderen).

Definitie van een zelfstandige onderneming :

  • Je  bent volledig onafhankelijk, d.w.z. je hebt geen participatie in andere ondernemingen en geen andere onderneming heeft een participatie in die van jou;
  • Je bezit minder dan 25% van het kapitaal of de stemrechten (het hoogste cijfer telt) van een of meer ondernemingen  en/of andere ondernemingen bezitten niet meer dan 25% van het kapitaal of de stemrechten (het hoogste cijfer telt) van jouw onderneming.

Deze gestelde regels gelden zowel upstream en/of downstream, dit betekent dat ondernemingen via een holding c.q. moedermaatschappij ook verbonden (kunnen) zijn.

Is samenwerking met een KMO/MKB’ er van over de grens vereist?

Voor de aanvraag van subsidie voor innovatieprojecten is samenwerking vereist en kunt u derhalve dus niet als individueel bedrijf aanvragen.

Wat zijn de criteria waarop innovatieprojecten worden getoetst?
  • Competenties van de uitvoerders
  • Economische impact van het project
  • Grensoverschrijdende meerwaarde
  • Mate van innovativiteit
  • Kwaliteit van het projectplan
  • Bijdrage aan duurzame energie, energie-efficiëntie, hernieuwbare energie en CO2-reductie en -captatie
Is er een minimum aantal punten vereist ten aanzien van de toetsingscriteria?

Ja, volgens artikel 12 en 13 van de “Subsidieregeling CrossRoads2 Sustainable Energy” wordt per criterium 0 tot 5 punten toegekend. Om voor subsidie in aanmerking te komen, dient een project:

  1. minimaal de helft van het maximaal aantal punten te behalen, en
  2. op ieder criterium minimaal ten minste één punt te behalen.
Mag hetzelfde bedrijf meerdere keren een projectaanvraag indienen?

Ja, onder twee condities. U kunt een innovatieproject, dat is afgewezen omdat het subsidieplafond voor die periode was overschreden, in een volgend tijdvak opnieuw indienen. Daarnaast is het ook mogelijk om als bedrijf te participeren in meerdere projectvoorstellen.

Welke administratieve vereisten kan ik verwachten?

Subsidie in het kader van Interreg staat bekend om de wat zwaardere administratieve lasten. Op hoofdlijnen dient u tijdens de projectperiode een A3-formaat projectposter op een zichtbare plaats in uw kantoor/projectlocatie op te hangen. Tevens wordt van u verwacht dat u tijdens de projectduur, elke vier maanden uw voortgang rapporteert en als afsluiting een eindrapportage aanlevert. Ook dient u ten minste drie maal per jaar uw projectkosten op te voeren, omdat deze kosten (facturen en uren) binnen respectievelijk 6 en 7 maanden na betaling of gemaakte uren bij Interreg moeten zijn gedeclareerd, anders zijn deze niet meer volledig subsidiabel. Op de website van Interreg Vlaanderen-Nederland wordt precies beschreven aan welke vereisten u dient te voldoen.

De ingediende kosten en uren worden geverifieerd door een tweetal accountantscontroles geïnitieerd vanuit Interreg. Stimulus Programmamanagement zal daarom namens Stichting CrossRoads2 een vraagbaak functie vervullen voor vragen over subsidiabele kosten en projectadministratie. Dit om te voorkomen dat u de subsidie niet krijgt of terug moet terugbetalen.

Hoe worden de personele kosten berekend?

De berekening van de directe personeelskosten is op basis van het standaarduurtarief (SUT). De toepassing van het SUT situeert zich op projectpartnerniveau.

Projectbeheer

Moeten alle projectdeelnemers bij het opstellen van de begroting kiezen voor dezelfde kostenplan optie?

Nee, dit is niet verplicht. Binnen een project is iedere deelnemer vrij om te kiezen voor kostenplan optie A. of kostenplan optie B. zolang de projectbegroting binnen de gestelde kaders blijft, zoals terug te vinden in de Subsidieregeling CrossRoads2 Sustainable Energy.

Hoe kan ik kosten declareren?

Alle declaraties voor uw CrossRoads2 Sustainable Energy-project dienen te worden gedaan via het e-loket. In het document ‘Instructie e-loket – Proces van declareren‘, dat u krijgt opgestuurd door Stimulus Programmamanagement zodra u een verleningsbeschikking hebt ontvangen, staat het volledige declaratieproces nader beschreven en uitgelegd.

Hoe dien ik de gewerkte uren vanuit een gelieerde onderneming zonder meerderheidsbelang te factureren aan de begunstigde?

Indien sprake is van personeelskosten voor niet-werknemers van MKB’s / KMO’s, dan kan gebruik worden gemaakt van het standaarduurtarief voor niet-werknemers. Dit is van toepassing op personen die werken voor de projectpartner, maar niet op basis van een arbeidsovereenkomst. Het kan hierbij gaan om zaakvoerders, directeursaandeelhouders en zelfstandigen die een sturende/beslissende bevoegdheid hebben binnen de projectpartner of een met deze projectpartner verbonden onderneming en een loon of vergoeding krijgen van de projectpartner.

Voor de berekening van het SUT voor niet-werknemers wordt geen rekening gehouden met een eventuele deeltijdse tewerkstelling van de betrokken personen. Voor elke maand waarvoor er uren worden gedeclareerd, moet het SUT opnieuw worden berekend. Zie voor de te hanteren tarieven het Programmareglement.

Kunnen kosten voor overhead worden gedeclareerd?

Door het gebruik van vereenvoudigde kostenopties kan een partij een begroting opstellen op basis van twee verschillende opties.

  • Kostenplan optie A: Loonkosten + 40% forfaitaire opslag voor overige kosten. De overhead zit bij deze 40% forfait inbegrepen en kan niet apart worden gedeclareerd.
  • Kostenplan optie B: Subsidiabele directe kosten exclusief de directe loonkosten + 20% forfaitaire opslag voor loonkosten. Hierbij kan over de 20% forfaitaire opslag voor loonkosten nog 15% overhead worden berekend.

Voorbeeld: onder optie B declareert u € 100 (voor subsidiabele directe kosten exclusief de directe loonkosten) + € 20 (20% forfaitaire opslag voor loonkosten.)

Over de € 20 (20% forfaitaire opslag voor loonkosten) mag u 15% overhead rekenen. U rekent dus 15% over € 20 =  € 3.

De totale declaratie wordt € 100 + € 20 + € 3 = € 123.

Kan er worden geschoven in de begroting tussen kostensoorten?

Ja, dit kan tot op zekere hoogte. Een overschrijding van 20% per kostensoort wordt toegestaan. Hierbij kan het totale begrote bedrag per partner echter niet worden overschreden. Een overschrijding op de ene kostensoort, gaat dus ten koste van het begrote budget op de andere kostensoort.

Voorbeeld:
Een partner heeft binnen kostenplan optie B. € 100.000 begroot aan Externe expertise en diensten en € 30.000 aan uitrusting, installaties en machines. Als er onvoorzien meer kosten aan Externe expertise en diensten worden gerealiseerd, is de maximale overschrijding € 20.000 (20% van € 100.000). Deze overschrijding gaat echter wel ten koste van het budget op uitrusting, installaties en machines, waar dan nog maar € 10.000 van overblijft. De aftopping gebeurt automatisch, waardoor een op totaalniveau nooit meer kosten goedgekeurd kunnen worden dan begroot.

Kunnen facturen van verbonden ondernemingen worden gedeclareerd?

Nee, facturen dienen op naam te staan van de begunstigde partij, dus niet op naam van een verbonden onderneming. Wel is het mogelijk dat de verbonden onderneming de facturen doorfactureert en doorbelast aan de begunstigde partij. Dit brengt echter extra administratieve lasten met zich mee, dus wordt geadviseerd de facturen op naam te laten stellen van de begunstigde partij.

Kan ik mijn begroting wijzigen?

Ja, dit is een optie. Hiervoor dient een herziene begroting te worden aangeleverd bij Stimulus Programmamanagement, met een onderbouwing en uitsplitsing per kostensoort. Het totale budget dient echter gelijk te blijven aan het oorspronkelijke totaalbedrag. Indien dit akkoord wordt bevonden, zal de samenwerkingsovereenkomst worden gewijzigd en dient deze opnieuw ondertekend te worden door de projectpartners. Vervolgens wordt de begroting in het e-loket aangepast en ter goedkeuring voorgelegd aan Interreg. Na akkoord van Interreg is de budgetwijziging definitief.

Welke verplichtingen zijn er op het gebied van promotie en publiciteit?

In het document ‘Leidraad promotie en publiciteit INTERREG V (2014-2020)’ staan alle verplichtingen uitgebreid beschreven en toegelicht. De belangrijkste verplichten zijn:

  • Projectaffiche: Alle projectpartners moeten gedurende de projectperiode een affiche (minimaal A3-formaat) met informatie over het project en vermelding van de steun door de Europese Unie ophangen op een goed zichtbare en voor het publiek openbaar toegankelijke plek. De bovenvermelde algemene regels met betrekking tot het gebruik van het verplichte logo zijn integraal van toepassing.
  • Website: Iedere projectpartner dient gedurende de projectperiode op haar eigen website (voor zover deze bestaat) een korte projectbeschrijving met het doel en de resultaten van het project op te nemen. Hierbij wordt de nadruk gelegd op de financiële steun door de Europese Unie. Het verplichte logo in kleur moet duidelijk en onmiddellijk zichtbaar zijn bij het openen van de desbetreffende pagina (zonder dat daarbij naar beneden hoeft gescrold te worden). Dit logo dient minimaal hoger of breder te zijn dan het grootste logo dat wordt gebruikt op de eigen website. Daarnaast zijn de bovenvermelde algemene regels met betrekking tot het gebruik van het verplichte logo integraal van toepassing.
  • Steunvermelding tijdens evenementen: De projectpartners stellen de deelnemers aan activiteiten georganiseerd in het kader van het project, op de hoogte van de Europese steun. Daarbij zijn de bovenvermelde algemene regels met betrekking tot het gebruik van het verplichte logo van toepassing.
Krijg ik een voorschot op de subsidie?

De regeling voorziet niet in het verstrekken van voorschotten. Om deze reden kunt u vaker, namelijk drie maal per jaar, uw projectkosten declareren. De declaraties worden bij het Interreg programmasecretariaat ingediend. Op basis van goedgekeurde declaraties, ontvangt u de subsidie voor die declaratie. De Stichting CrossRoads2 Sustainable Energy dient namens de projecten declaraties in en betaalt subsidiegelden voor de projecten direct en integraal door na ontvangst.