Algemeen
Er wordt nadrukkelijk gestuurd op kwalitatief goede projecten. In dat kader kunt u terecht bij de regionale ontwikkelingsmaatschappij in de provincie waar u gevestigd bent voor inhoudelijke vragen, begeleiding en ondersteuning. Voor regelingtechnische vragen kunt u terecht bij Stimulus Programmamanagement, als uitvoeringsorganisatie van het MIT Zuid.
Uw contactpersonen voor inhoudelijke vragen, begeleiding en ondersteuning zijn:
- Economische Impuls Zeeland, de heer Rosco Ephraim, T: 06-30677186 en E: roscoephraim@impulszeeland.nl
- Brabantse Ontwikkelings Maatschappij, mevrouw Edith Groenewolt, T: 06-15249858 en E: egroenewolt@bom.nl
- NV Industriebank LIOF, mevrouw Miriam Verhees, T: 06-611624982 en E: miriam.verhees@liof.nl
Uw contactpersonen voor regelingtechnische en financiële vragen bij Stimulus Programmamanagement zijn:
- De heer Louis Linders, T: 040 237 3239 en E: l.linders@stimulus.nl en de heer Richard Jansen, T: 040 237 3239 en E: r.jansen@stimulus.nl
- De heer Tim Martens, T: 040 237 3239 E: T.Martens@stimulus.nl, de heer Yassine Sallah, T: 040 237 3239 en E: y.sallah@stimulus.nl en de heer Max van den Hout, T: 040 237 3239 en E: m.v.d.hout@stimulus.nl
Ook de provinciale steunpunten kunnen ondersteuning bieden:
- Provincie Zeeland, de heer Leon Verlinde, T: 0118 631 218 en E: lc.verlinde@zeeland.nl
- Provincie Noord-Brabant, de heer Paul Apeldoorn, T: 073 681 28 12 en E: papeldoorn@brabant.nl
- Provincie Limburg: mevrouw Desiree Coenen, T: +31 6 25688884 en E: dps.coenen@prvlimburg.nl
Voor het instrumenten Haalbaarheidsproject (paragraaf 1) geldt dat de behandeling plaatsvindt op volgorde van indiening (first come, first serve). De dag waarop de subsidieaanvraag volledig is, geldt hierbij als ijkmoment. Alle volledige aanvragen die op de eerste dag van de openstelling worden ontvangen worden gelijk behandeld. De beoordelingsvolgorde van deze aanvragen wordt bepaald door middel van loting.Voor het instrument R&D samenwerkingsprojecten (paragraaf 2) geldt dat zowel voor de grote als kleine R&D samenwerkingsprojecten gebruik wordt gemaakt van het tendermechanisme (één tender voor beide instrumenten). Alle aanvragen die binnen de tenderperiode volledig en juist zijn ingediend en die voldoen aan de regelingtechnische vereisten, worden kwalitatief beoordeeld door een externe, onafhankelijke adviescommissie (deskundigencommissie). Hierbij geldt dat op elk van de vier verdeelcriteria tenminste 10 punten behaald wordt en een minimaal vereiste totaal score van 50 punten. Indien de aanvraag betrekking heeft op een KIA waaraan de Gedeputeerde Staten prioriteit hebben toegekend, wordt het aantal punten voor verdeelcriterium 4 (de mate waarin maatschappelijke impact wordt gerealiseerd) verdubbeld. Hierbij blijft de voorwaarde van toepassing dat een aanvraag minimaal 10 punten per verdeelcriterium moet behalen en in totaal ten minste 50 punten dient te scoren.
Bij dreigende overschrijding van het subsidieplafond wordt een rangschikking gemaakt, waarbij de aanvragen met de hoogste kwaliteit (en score) het hoogste gerangschikt worden. Na afronding van de financieel-technische beschouwingen door Stimulus Programmamanagement worden de beschikbare middelen verdeeld in de volgorde van de rangschikking.
Dit is per jaargang van de regeling weergegeven in het artikel Subsidieplafond in de Subsidieregeling MKB innovatiestimulering topsectoren Zuid-Nederland en de bijbehorende wijzigingsregelingen.
Definities
Het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technologische, zakelijke en andere relevante kennis en vaardigheden, gericht op het ontwikkelen van nieuwe of verbeterde producten, procedés of diensten. Zie voor de exacte definitie artikel 2, onder 86, van de Algemene GroepsVrijstellingsVerordening (AGVV).
Planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Zie voor de exacte definitie artikel 2, onder 85 van de Algemene GroepsvrijstellingsVerordening (AGVV).
Tot de categorie kleine, middelgrote en micro-ondernemingen (KMO’s) behoren ondernemingen waar minder dan 250 personen werkzaam zijn en waarvan de jaaromzet € 50 miljoen of het jaarlijkse balanstotaal € 43 miljoen niet overschrijdt. Zie voor de exacte definitie kleine en middelgrote onderneming, artikel 1, onder 28 van Verordening EU 1303/2013 en bijlage I van Aanbeveling van de Commissie van 6 mei 2003 betreffende de definitie van kleine, middelgrote en micro-ondernemingen (2003/361/EG).
Eenheid die een economische activiteit uitoefent, ongeacht haar rechtsvorm en de wijze waarop zij wordt gefinancierd.
Projectaanvraag
Indien er sprake is van een subsidie van meer dan € 125.000 voor een of meerdere van de projectpartners dan dient een controleverklaring ingediend te worden. Voor de vereisten van deze controle volgen wij het “Controleprotocol eindverantwoording subsidies Provincie Limburg 2017” dit is een bijlage van de Algemene Subsidieverordening 2017 Provincie Limburg. Dit protocol is hier te vinden. Voor de controleverklaring kan een vrij format gebruikt worden, mits de punten genoemd in het protocol behandeld worden. Indien een controleverklaring aangeleverd wordt is er geen noodzaak om ook facturen en urenstaten bij het verzoek tot vaststelling in te dienen. De kosten voor de controleverklaring dienen binnen de projectperiode gemaakt en betaald te zijn om subsidie over te verkrijgen.
De subsidie voor een R&D samenwerkingsproject bedraagt 35% van de subsidiabele kosten. Dit maximale subsidiepercentage geldt zowel op partner als op projectniveau.
De subsidie voor een haalbaarheidsproject bedraagt 35% van de subsidiabele kosten.
U dient één keer per jaar, uiterlijk op 1 december van elk jaar, een financiële rapportage in te dienen over de voortgang van het project. Op basis van ingediende voortgangsrapportages kunt u een nieuwe uitbetaling van de subsidie ontvangen, zodra het subsidiabele kostenvolume de 50% van de begrote subsidiabele kosten overschrijdt en tot een maximum van 75% van het subsidiebedrag. U ontvangt een uitbetaling wanneer de voortgangsrapportage daartoe aanleiding geeft. Voortgangsrapportages moeten via de digitale webportal worden ingediend.
Eén à twee maanden voor de indieningsdatum van de voortgangsrapportage ontvangt u van Stimulus Programmamanagement een herinneringsbrief met daarin een beschrijving van de vereisten die gesteld worden aan de voortgangsrapportage. Deze zijn:
- In de webportal dient u enkele vragen (checklist) over de voortgang van uw project te beantwoorden.
- Een overzicht van de gemaakte kosten en uren. Deze kunnen via een in de webportal te downloaden excel document geupload worden. Wij wijzen u erop dat enkel de kosten en uren ingediend hoeven te worden die niet reeds bij een eerdere voortgangsrapportage zijn ingediend;
- Er is geen noodzaak om alle facturen en urenstaten bij te voegen. Wij vragen u echter wel om per projectpartner de drie grootste facturen inclusief betaalbewijzen en de urenstaten van de twee medewerkers met de meest gemaakte uren bij te voegen als bewijslast;
Twee à drie maanden voor de einddatum van uw project ontvangt u van Stimulus Programmamanagement een herinneringsbrief met daarin een beschrijving van de vereisten die gesteld worden aan de eindrapportage. Deze zijn:
- Een inhoudelijk eindverslag. Een format hiervoor is te vinden in de documenten sectie onder het kopje R&D Samenwerkingsprojecten;
- Een overzicht van de gemaakte kosten en uren. Wij wijzen u erop dat enkel de kosten en uren ingediend hoeven te worden die niet reeds bij een voortgangsrapportage zijn ingediend;
- Er is geen noodzaak om alle facturen en urenstaten bij te voegen. Wij vragen u echter wel om per projectpartner de drie grootste facturen inclusief betaalbewijzen en de urenstaten van de twee medewerkers met de meest gemaakte uren bij te voegen als bewijslast;
- Indien er sprake is van een subsidie van meer dan € 125.000 voor een of meerdere van de projectpartners dan dient een controleverklaring ingediend te worden.
MIT Haalbaarheidsprojecten worden vastgesteld bij verlening en er is daarom geen rapportageverplichting. U wordt wel geadviseerd de kosten voor uw eigen administratie bij te houden. Een jaar na de start van de haalbaarheidsprojecten zal Stimulus Programmamanagement een steekproef van haalbaarheidsprojecten nemen en deze projecten vragen een prestatieverantwoording aan te leveren. Indien u hiervoor uitgenodigd wordt dient u een korte rapportage aan te leveren.
De subsidieaanvraag moet binnen de tendertermijn worden ingediend. De subsidieregeling bepaalt dat subsidieaanvragen uiterlijk tot 17.00 uur kunnen worden ingediend. De webportal, die de tijdseenheid meet in duizendsten van seconden, sluit exact om 17.00.00,000 uur. Op dat moment is het niet meer mogelijk uw aanvraag binnen de webportal te verzenden. Als u in de webortal om 17.00.00,000 uur op de verzendknop drukt, bent u dus te laat met het indienen van uw aanvraag. Als u om 16.59,999 uur op de verzendknop drukt bent u nog op tijd. Overigens raden wij u aan tijdig met het indienen van uw aanvraag te beginnen en het niet op het allerlaatste moment aan te laten komen om teleurstelling te voorkomen. Houdt u er rekening mee dat het zorgvuldig invullen van het aanvraagformulier en het uploaden van bijlagen de nodige tijd kost. De rechtbank in Den Bosch heeft in juli 2018 in een uitspraak bevestigd dat de tijdseenheid waarin de webportal de tijd meet, leidend is.
Ja, een verlenging van de projectlooptijd is mogelijk. Er is echter sprake van een maximale looptijd: 12 maanden voor een Haalbaarheidsproject en 24 maanden voor een R&D samenwerkingsproject. Een verlenging kan worden aangevraagd middels een wijzigingsverzoek via de webportal. Zorg ervoor dat dit verzoek vóór het verstrijken van de aanvankelijke looptijd wordt ingediend, zodat er nog tijd is voor Stimulus Programmamanagement om dit verzoek te verwerken.
Ja, het is echter van belang dat de stichting een zakelijke of commerciële doelstelling heeft (ook wel economische activiteiten verricht) en niet alleen een ideële doelstelling. Voor een stichting dient ook de Mkb-verklaring en jaarrekening toegevoegd te worden.
Aanvragers gevestigd in Zuid-Nederland en/of subsidiabele activiteiten die ten goede komen aan Zuid-Nederland kunnen in aanmerking komen voor subsidie. Met ‘gevestigd’ wordt de feitelijke vestiging bedoeld, niet alleen de statutaire vestiging. Indien activiteiten hoofdzakelijk plaatsvinden buiten Zuid-Nederland en er slechts sprake is van een statutaire vestiging in Zuid-Nederland, wordt geadviseerd de aanvraag elders in te dienen.
Indien sprake is van een meerderheidsbelang dienen de jaarcijfers van de holding aangeleverd te worden. Bij een minderheidsbelang dienen de jaarcijfers van de werkmaatschappij aangeleverd te worden.
Volgens artikel 2.6 lid 1 sub g van de Subsidieregeling MKB innovatiestimulering topsectoren Zuid-Nederland 2021-2025 mogen deelnemers aan het samenwerkingsverband geen verbonden partijen zijn overeenkomstig de criteria opgenomen in bijlage 2, behorende bij deze regeling.
Indien er sprake is van verbonden ondernemingen, zoals holding en werkmaatschappij, dient u de aanvraag in op naam van de entiteit waarop u verwacht de meeste kosten te gaan maken, of waar u verwacht de meeste activiteiten uit te zullen voeren. Uw groep van bedrijven wordt dan gezien als één aanvragende partij. Dit betekent voor de begroting dat alle kosten uit de verbonden ondernemingen ook als zijnde interne loonkosten, interne afschrijvingskosten of kosten derden in de begroting dienen te worden opgenomen. Een voorbeeld: indien de directeur van het bedrijf in een verbonden holding wordt verloond en verwacht 200 uur aan het project verwacht te besteden, en u hebt voor uw aanvraag voor de forfaitaire loonkostenoptie van € 60,- per uur gekozen, dan dienen de loonkosten van de directeur als interne loonkosten voor € 12.000,- (200 x € 60,-) in de projectbegroting te worden opgenomen. Aangezien deze kosten in uw groep van ondernemingen worden gemaakt, dient u hiervoor ook geen verklaring financieringen van overige partijen aan te leveren.
Het forfaitair vastgesteld uurtarief wordt gehanteerd voor alle direct bij de subsidiabele activiteit betrokken personen die in loondienst zijn bij de aanvragende organisatie en omvat zowel directe arbeids- en loonkosten als de daaraan toegerekende indirecte kosten. Dit tarief kan ook toegepast worden indien personen van een verbonden onderneming (inclusief holding B.V. en management B.V.) betrokken zijn in de projectuitvoering. Ook eigenaren van eenmanszaken komen in aanmerking voor het forfaitaire uurtarief van € 60.
Voor een stagiair die een niet-marktconforme vergoeding ontvangt, is er sprake van fictieve dienstbetrekking en geldt het forfaitair tarief van € 60,- niet . Bij een marktconforme vergoeding is er wel sprake van ‘echte’ dienstbetrekking en geldt het forfaitair tarief dus wel. Een marktconforme vergoeding is bijvoorbeeld het minimumjeugd- of cao-loon. De stagiair is bij zo’n stagevergoeding, net als bij gewone werknemers in ‘echte’ dienstbetrekking.
De volmacht is vormvrij. Een voorbeeld volmacht is onderdeel van de bijlagen bij de subsidieaanvraagformulieren. De gegevens en handtekeningen van de aanvrager en gemachtigde zijn verplicht, alsmede een beschrijving van de activiteiten waarvoor de intermediair gevolmachtigd is.
Indien de onderneming recent is opgericht en er nog geen jaarrekening beschikbaar is, voldoet de openingsbalans of een actueel overzicht uit de boekhouding met balansgegevens.
Indien uw onderneming tot een groep van ondernemingen behoort (bij > 50% aandeel) en deze groep meer dan 3 jaar geleden opgericht is, vul de verklaring financiële moeilijkheden in op het niveau van de totale groep. U kunt dit doen op basis van de geconsolideerde jaarrekening. Wanneer u vrijgesteld bent van het opmaken van een geconsolideerde jaarrekening, verzoeken wij u een consolidatiestaat op te stellen op basis van de enkelvoudige jaarrekeningen van de groepsmaatschappijen. De toets financiële moeilijkheden zal plaatsvinden op het niveau van de groep. Indien uw onderneming niet tot een groep van ondernemingen behoort of indien de groep minder dan 3 jaar geleden opgericht is, wordt u vrijgesteld van de toets financiële moeilijkheden.
Aangezien alleen Mkb-ondernemingen subsidie kunnen ontvangen, dient de aanvrager in geval van het instrument Haalbaarheid een Mkb’er te zijn. De Mkb’er kan de vorm hebben van een natuurlijk persoon of een rechtspersoon. Er moet sprake zijn van inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ook voor R&D samenwerking kunnen alleen Mkb’ers subsidie ontvangen, hoewel het is niet uitgesloten dat andere natuurlijke of rechtspersonen als onderdeel van het samenwerkingsverband van minimaal twee Mkb’ers optreden als aanvrager.
Nee, voor beide instrumenten is de Stimulus webportal bereikbaar vanaf de eerste dag van openstelling. Aanvragen kunnen dus pas worden ingediend vanaf de datum van openstelling van de regeling. Echter, u kunt wel al starten met de voorbereiding van uw aanvraag. Hiervoor vindt u bij de MIT Zuid Documenten op deze website een voorbeeld van het aanvraagformulier en alle verplichte bijlagen die u bij de aanvraag dient te overleggen. U kunt al werken aan deze documenten, waaronder het projectplan, zodat u deze op de eerste dag van de openstelling paraat heeft en kunt indienen in de Stimulus webportal. Het moment dat u de aanvraag indient in de Stimulus webportal (niet het starten van de voorbereiding of het aanmaken van de aanvraag) bepaalt juridisch het moment van aanvraag voor subsidie.
Per jaar kan per paragraaf (Haalbaarheid en R&D) slechts éénmaal subsidie worden verstrekt voor dezelfde activiteiten en dezelfde subsidiabele kosten. Indien een haalbaarheidsproject wordt gehonoreerd, kan voor dit project tevens een R&D-samenwerkingsproject worden aangevraagd. Het indienen van een identieke aanvraag voor dezelfde activiteit is niet toegestaan.
Een aanvrager kan per jaar maximaal één subsidieaanvraag indienen voor een haalbaarheidsproject en één subsidieaanvraag voor een R&D-samenwerkingsproject. Indien meerdere aanvragen worden ingediend, wordt uitsluitend de eerste volledig ingediende aanvraag in behandeling genomen.
Aanvragen kunnen via de Stimulus webportal worden ingediend.
LET OP: Voor het indienen van nieuwe aanvragen, dient u gebruik te maken van eHerkenning (EH2+) of eIDAS. Dit doen we om de nieuwste normen op het gebied van informatiebeveiliging te volgen.
Voor nieuwe MIT aanvragen geldt dat u een nieuw account dient aan te maken, waarmee u middels een tweetraps verificatie dient in te loggen. Bij het inloggen krijgt u de keuzemogelijkheid tussen inloggen met eHerkenning, eIDAS of ‘Anders inloggen’. De laatste optie is enkel beschikbaar voor aanvragers die (nog) niet in het bezit zijn van een KvK-registratie. Zij loggen in met hun gegevens en ontvangen vervolgens een code per mail die ingevoerd dient te worden in het webportal.
Maakt u gebruik van de hulp van een intermediair bij het opstellen en indienen van uw aanvraag? Dit is geen probleem met de nieuwe inlogprocedure. Veel intermediairs zijn reeds in het bezit van eHerkenning en kunnen via het middel namens u inloggen en uw aanvraag indienen. Aangezien een ondertekende machtiging één van de verplichte bijlagen is bij alle subsidieregelingen van Stimulus Programmamanagement, hoeft u geen gebruik te maken van een ketenmachtiging.
Voor het volledige artikel over eHerkenning verwijzen we u naar dit nieuwsbericht.
Onder Documenten treft u per instrument het van toepassing zijnde aanvraagformulier inclusief de bijbehorende bijlagen aan. Hier vindt u ook de subsidieregeling en bijbehorende wijzigingsregelingen.
Eén van de voorwaarden om de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) te mogen toepassen, is dat de subsidie een ‘stimulerend effect’ moet hebben (art. 6 lid 1 van de AGVV, verankerd als weigeringsgrond in artikel 1.4, lid c van de regeling). Volgens de AGVV wordt steun geacht een stimulerend effect te hebben wanneer de begunstigde ervan, voordat de werkzaamheden aan het project of de activiteit aanvangen, bij de betrokken lidstaat een schriftelijke steunaanvraag heeft ingediend. Dit betekent simpelweg dat het project pas mag starten na de indiening van de subsidieaanvraag. Wanneer de werkzaamheden van het project zijn gestart voordat de subsidieaanvraag is ingediend, zal het project niet voor subsidie in aanmerking komen.
Nee, in Zuid-Nederland wordt de MIT-regeling niet medegefinancierd vanuit het OPZuid 2021-2027. Dat betekent dat u in het MIT Zuid niet gehouden bent aan de EFRO-regels.
Ja, deze worden in de subsidieregeling niet uitgesloten. Echter, alleen Mkb-ondernemingen kunnen in aanmerking komen voor subsidie.
De eerste aanvrager van het project is tevens de penvoerder. De penvoerder dient de aanvraag in namens het samenwerkingsverband en is voor Stimulus de formele contactpersoon en eindverantwoordelijke voor het project. De penvoerder heeft de taak en de verantwoordelijkheid om alle samenwerkingspartners in het project te informeren en met hen afspraken te maken over de wederzijdse rechten en plichten in het project, zoals het voeren van een administratie, het doorbetalen van voorschotten, verantwoording en dergelijke, teneinde tijdig te kunnen voldoen aan de (rapportage)verplichtingen jegens ons. De samenwerkingspartners zijn vrij om de gemaakte afspraken vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst. De Subsidieregeling stelt dit niet verplicht. De administratieve voorwaarden en verplichtingen opgenomen in de Subsidieregeling gelden wel voor alle samenwerkingspartners en alle deelnemende verbonden entiteiten. Bij het niet nakomen van voorwaarden en verplichtingen door een of meerdere partners in het project, spreken wij alleen de penvoerder aan.
Het al dan niet aanbestedingsplichtig zijn van aanvragers wordt beoordeeld op het niveau van deze organisaties en niet op (het overkoepelende) projectniveau. De Europese en nationale aanbestedingsregels zijn alleen van toepassing op aanbestedende diensten en op als aanbestedingsplichtig aangemerkte organisaties. In de regel kwalificeren ondernemingen niet als aanbestedende dienst en zijn hiermee de aanbestedingsregels niet van toepassing in het MIT Zuid.
Artikel 2.6, lid i van de subsidieregeling vereist dat ten minste 50% van de subsidiabele kosten van het project worden gedragen door Mkb-ondernemers die zijn gevestigd in Zuid-Nederland. Op het voldoen aan dit vereiste zal worden getoetst.
Ja, de regeling sluit dat niet uit. De openbare samenvatting is echter wel altijd verplicht in het Nederlands. Neem echter in uw overwegingen mee dat de beoordelaars veel informatie in korte tijd moeten verwerken. In algemene zin is het begrip van de Nederlandse taal groter dan van een vreemde taal. U heeft als aanvrager de inspanningsverplichting om een heldere, goed leesbare aanvraag op te stellen.
- Voor het instrument Haalbaarheidsproject (paragraaf 1) worden ingediende aanvragen door Stimulus Programmamanagement eerst gecontroleerd op volledigheid. Vervolgens worden de aanvragen ter advisering voorgelegd aan de ROM’s, voor afgifte van een positief dan wel negatief advies. Tegelijkertijd met het proces van afgifte van het ROM-advies verloopt de financieel-technische toetsing op de vereisten door Stimulus Programmamanagement. Binnen 16 weken na indiening van de aanvraag ontvangt u een besluit op uw aanvraag.
- Voor het instrument R&D samenwerkingsprojecten (paragraaf 2) geldt eveneens dat wordt gestart met controle op volledigheid. Alle aanvragen die binnen de tenderperiode volledig en juist zijn ingediend en die voldoen aan de regelingstechnische vereisten, worden kwalitatief beoordeeld door een externe, onafhankelijke adviescommissie (deskundigencommissie). De deskundigencommissie beoordeelt de aanvragen op de verdeelcriteria van de regeling (artikel 2.12) en kent een score toe op elk van de vier verdeelcriteria. Hierbij geldt een minimaal vereiste score van 50 punten. Indien de aanvraag betrekking heeft op een KIA waaraan de Gedeputeerde Staten prioriteit hebben toegekend, wordt het aantal punten voor verdeelcriterium 4 (de mate waarin maatschappelijke impact wordt gerealiseerd) verdubbeld. Hierbij blijft de voorwaarde van toepassing dat een aanvraag minimaal 10 punten per verdeelcriterium moet behalen en in totaal ten minste 50 punten dient te scoren. Bij dreigende overschrijding van het subsidieplafond wordt een rangschikking gemaakt, waarbij de aanvragen met de hoogste kwaliteit (en score) het hoogste gerangschikt worden. Na afronding van de financieel-technische toets door Stimulus Programmamanagement ontvangt elke penvoerder een beslissing op de aanvraag. Hiervoor staat een beslistermijn van 16 weken na afloop van de tenderperiode.
Leerpunten uit voorgaande openstellingen zijn hier te lezen.