Aanbestedingen

Hoe omgaan met zaken die door afdeling Inkoop zijn ingekocht?

Als het hier gaat om een deel van de factuur die betrekking heeft op het project, dan dient er een duidelijke onderbouwing van de toerekening van een deel van de factuur aan het project te worden aangeleverd. Indien er sprake is van een gesloten magazijn, kan het verbruik aangetoond worden aan de hand van de verbruiksregistratie met door de magazijnmeester getekende afgiftebonnen. Naast de afgiftebonnen dienen een kopie van de originele factuur en het betaalbewijs te zijn opgenomen in de projectadministratie. Indien nodig kunt u foto’s bijvoegen in uw projectdossier.

Dien ik aanbestedingsdocumenten in het dossier op te nemen bij enkelvoudig onderhandse gunning (single sourcing)?

Als u bent aangemerkt als aanbestedende dienst, zijn op elke opdrachtverstrekking de aanbestedingsregels van toepassing. Bij enkelvoudig onderhandse gunning dienen tenminste de offertevraag en de opdrachtverstrekking in het dossier aanwezig te zijn.

Welke beginselen zijn van toepassing bij aanbesteding onder de drempel?

Indien u geen eigen aanbestedingsbeleid heeft, is het verplicht het aanbestedingsbeleid van de Beheersautoriteit (provincie Noord-Brabant) te hanteren. Dit kunt u terugvinden op de website van de provincie www.brabant.nl. Verder zijn de begrippen grensoverschrijdend belang en transparantie ook bij aanbestedingen onder de Europese drempels van toepassing. Belangrijk is om voor elke te verstrekken opdracht te bepalen of er sprake is van een grensoverschrijdend belang. Transparantie wordt bereikt indien de TON principes worden gerespecteerd (transparantie,objectiviteit en non-discriminatie). Met betrekking tot grensoverschrijdend belang zijn er geen harde voorgeschreven regels, wat belangrijk is, is dat op basis van onder andere de aard en omvang van de opdracht en de locatie van de eindbegunstigde gemotiveerd wordt, waarom er al dan niet sprake is van een grensoverschrijdend belang.

Kan ik afwijken van mijn eigen (strengere) aanbestedingsregels?

Het is niet toegestaan af te wijken van uw eigen strengere aanbestedingsregels, tenzij hiervoor een mogelijkheid wordt geboden in uw eigen aanbestedingsbeleid. De motivatie voor afwijking en alle relevante stukken dienen te worden vastgelegd in het dossier. De opdrachtverstrekking en gevolgde procedure zal door Stimulus Programmamanagement worden beoordeeld. Let op! Indien u afwijkt van uw eigen strengere aanbestedingsbeleid is het wel zaak dat u wel voldoet aan de Europese aanbestedingsregels (Europese aanbestedingsdrempels).

Algemeen

Kan ik meer subsidie krijgen als ik mijn huidige project uitbreid?

Nee, de toegekende subsidie in de verleningsbeschikking is het maximale bedrag dat u ontvangt. Dit maximumbedrag is bovendien gekoppeld aan het realiseren van uw totale subsidiabele projectkosten, zoals in uw subsidieaanvraag opgenomen.

Zijn de eisen voor bijv. de projectadministratie op de website terug te vinden?

Ja, een handleiding projectadministratie is te downloaden van de website www.op-zuid.nl. Op de website treft u onder ‘Documenten’ relevante regelgeving, documenten voor projectondersteuning en logo’s voor uw communicatieproducten.

Wordt aan de bewaarplicht voldaan indien de facturen digitaal raadpleegbaar zijn?

Voor de bewaarplicht wordt een onderscheid gemaakt tussen facturen die gedigitaliseerd worden na ontvangst door de begunstigde en facturen die uitsluitend in elektronische versie bestaan. Wanneer facturen door u zelf gedigitaliseerd worden, dient u ‘de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van het omzettingsproces en van de elektronische versies te waarborgen’. Indien u gebruik maakt van elektronische documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat, dienen uw ‘geautomatiseerde systemen voorzien te zijn van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens waarborgen’. Zie ook de Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007-2013 (2e wijziging, 2 november 2011) op onze website.

Hoe worden voortgangsrapportages beoordeeld?

Bij de beoordeling van rapportages is zowel aandacht voor de inhoudelijke als financiële voortgang. De inhoudelijke resultaten van projecten staan centraal. De rechtmatige besteding van publieke gelden dient ook vastgesteld te worden. Indien de rechtmatigheid van de, in de voortgangsrapportage, opgevoerde kosten niet is vastgesteld, wordt besloten deze voortgangsrapportage door te schuiven naar een volgende betaalaanvraag. Dit heeft tot gevolg dat de betaling van de subsidie ook wordt uitgesteld. Een volledige aanlevering van de stukken en tijdige beantwoording van aanvullende vragen is derhalve van groot belang.

Komt er een opvolger van OP-Zuid na 2013?

Ja, inmiddels is het OPZuid 2014-2020 gestart.

Kan ik advies krijgen over (de inrichting van) mijn projectadministratie?

Het is altijd mogelijk om een (telefonische) afspraak te maken om de projectadministratie te bespreken.

Wat moet ik over ‘extern advies’ vastleggen in de projectadministratie van de Sociale Innovatieadviesregeling?

Voor de verantwoording van de kosten zijn de factuur en het betaalbewijs benodigd. De relatie met het project dient te worden aangetoond, dit blijkt over het algemeen uit de offerte/contract. Wij adviseren daarom offerte/contract, factuur en betaalbewijs in de projectadministratie op te nemen. Daarnaast dient verantwoording te worden afgelegd over de inhoudelijke resultaten, dit kan bijvoorbeeld middels het uiteindelijke adviesrapport van de ingehuurde adviseur.

Waarom is er een codering van de kostensoorten?

Deze codering is landelijk voorgeschreven door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie (EL&I) in de Ministeriele Regeling; op deze wijze dienen de kosten door ons geregistreerd te worden.

Moet ik voor de subsidieadministratie de originelen laten bewaren of is de digitale factuur voldoende?

Wanneer een factuur digitaal binnenkomt, dient het geautomatiseerde systeem voorzien te zijn van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de ‘betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit’ van de gegevens waarborgen. Er kan bijvoorbeeld aangesloten worden bij de voorschriften van de Belastingdienst voor digitale administraties. Wanneer een factuur niet digitaal binnenkomt, maar wel direct wordt gescand, dient het omzettingsproces naar de elektronische versie gewaarborgd te zijn. Meer informatie over procedures en vereisten kunt u vinden in de bijlage bij de Ministeriele Regeling, wijziging 2 november 2011, op onze website.

Welke eisen worden gesteld aan de projectadministratie?

De projectadministratie dient alle bewijzen te omvatten die betrekking hebben op het project. Bijvoorbeeld: formele correspondentie, verslagen bijeenkomsten, urenstaten, facturen, aanbestedingsstukken en bewijzen van promotieactiviteiten. Zie de handleiding projectadministratie op www.op-zuid.nl. De projectadministratie dient zodanig ingericht te zijn, dat daaruit te allen tijde op eenvoudige en duidelijke wijze alle gemaakte en betaalde kosten, aangegane verplichtingen en verrichte betalingen en de eventueel aan het project toe te rekenen opbrengsten, kunnen worden afgeleid. Deze eisen gelden ook voor alle partners in een samenwerkingsproject, waarbij de projectadministratie aanwezig dient te zijn bij de penvoerder van het samenwerkingsverband.

Betalingen van subsidie

Kan ik een voorschot krijgen op de uitbetaling van de subsidie?

Nee, er worden geen voorschotten verstrekt. Wij betalen u uit op basis van gedeclareerde en beoordeelde kosten.

Wat is de rol van de provincie bij betaling?

Indien de cofinanciering van de provincie gekoppeld is aan de Europese bijdrage, vindt uitbetaling hiervan plaats door Stimulus Programmamanagement. Indien u de financiering rechtstreeks als subsidie van de provincie ontvangt, verloopt de uitbetaling ook rechtstreeks van provincie naar uw organisatie.

Wanneer wordt het provinciedeel van de subsidie uitgekeerd?

Dit wordt tegelijk uitgekeerd met de EFRO- en/of Rijksbijdrage op het moment dat wij geld uit Brussel hebben ontvangen.

Wanneer kan ik een uitbetaling verwachten?

Stimulus Programmamanagement kan pas tot uitbetaling overgaan op het moment dat onze declaratie door de Europese Commissie (EC) is goedgekeurd en het geld op onze rekening is gestort. Tussen het moment van indienen van rapportage bij Stimulus Programmamanagement en uitbetaling door de EC zit gemiddeld 26 weken.

Cluster Projecten

Wat als één projectpartner niet voldoet aan zijn verplichtingen voor de einddeclaratie?

Per subsidieproject is er voor ons slechts één verantwoordelijke penvoerder. In een samenwerkingsverband is de penvoerder verantwoordelijk om onderlinge rechten en plichten via een samenwerkingsovereenkomst vast te leggen. De subsidievaststelling vindt voor het gehele project via één vaststellingsbeschikking plaats. Een projectpartner die niet aan zijn verplichtingen voldoet, kan dus negatieve (financiële) consequenties veroorzaken voor de subsidie van het gehele project. Bij de clusterprojecten die gebruik maken van de MKB-subsidie Innovatieprojecten gelden specifieke voorwaarden onder de samenwerkingsmodule. Indien niet wordt voldaan aan deze voorwaarden, komt een deel van de subsidie te vervallen.

Bewaarplicht: kunnen de originele documenten bij de (samenwerkings)partner blijven en kopieën in de centrale projectadministratie?

Ja. De Europese Commissie accepteert fotokopieën van originelen als bewijsstuk. Iedere samenwerkingspartner kan zijn originele documenten in zijn eigen archief bewaren. Voorwaarde is wel dat het origineel vóór conversie (het maken van de kopie) wordt gewaarmerkt door de eigenaar van het document. Dit wordt als volgt bewerkstelligd: de betrokken functionaris zet op het origineel, voordat het wordt geconverteerd, een waarmerk door (1.) een handtekening, (2.) de datum van waarmerking en (3.) de mededeling dat het gaat om waarmerking ten behoeve van EFRO. Vervolgens is dat waarmerk ook zichtbaar op het geconverteerde document. Zie ook de Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007-2013 (2e wijziging, 2 november 2011) op onze website.

Kan er gedurende het project een wijziging in de projectpartners plaatsvinden?

In de aanvraagfase is rekening gehouden met bepaalde partners. Indien tijdens het project een partner bijvoorbeeld besluit om er tussentijds mee te stoppen en/of er is een potentiële opvolger, dan kunt u contact opnemen met Stimulus Programmamanagement. Voor het wijzigen van de projectpartners dient een wijzigingsverzoek te worden ingediend. Wij beoordelen uw wijzigingsverzoek. Bij goedkeuring wordt een herbeschikking afgegeven.

Zijn bij een samenwerkingproject alle partners aanspreekbaar op een fout bij één van de partners?

De penvoerder is eindverantwoordelijk voor de projectadministratie.. De daadwerkelijke financiële afrekening vindt plaats per partner, waarbij de betaling aan de penvoerder wordt gedaan. Wanneer bij een partner zoveel kosten worden afgekeurd dat de samenwerkingsverhouding ( 30 – 70% of 10 – 90%) niet meer wordt behaald, kan dit gevolgen hebben voor de subsidie van alle partners.

Heeft een penvoerder van een samenwerkingsproject meer verantwoordelijkheid dan de andere partners?

Ja, de penvoerder is formeel eindverantwoordelijk voor het totale project. Wij corresponderen alleen met penvoerder en betalen ook alleen aan deze partij uit. De projectadministratie dient ook aanwezig te zijn bij de penvoerder. Daarom is het van belang om goede afspraken te maken tussen de partners en dit vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst.

Communicatie

Dien ik alle interne projectdocumenten (zoals notulen) van logo en tekst te voorzien?

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat andere deelnemers in het project ervan op de hoogte zijn, dat het project middelen ontvangt uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling in het kader van OP-Zuid, maar op interne documenten hoeft niet steeds naar de subsidie verwezen te worden, tenzij deze documenten specifiek voor het project worden aangeschaft, zoals briefpapier.

Hoe worden wijzigingen in regelgeving gecommuniceerd?

Belangrijke wijzigingen die een grote groep begunstigden betreffen, worden gecommuniceerd via de OP-Zuid website of digitale nieuwsbrief. Individuele wijzigingen worden individueel gecommuniceerd per brief of e-mail.

Welke regels gelden ten aanzien van communicatie?

In de communicatievoorwaarden van OP-Zuid leest u welke regels van toepassing zijn. De communicatievoorwaarden vindt u op de website van OP-Zuid onder Documenten, evenals de benodigde teksten en logo’s. Als u vragen heeft over deze regels of de concrete toepassing ervan, kunt u contact opnemen met de afdeling Communicatie van OP-Zuid.

Controles

Waar let de Audit Autoriteit (AA) op bij een controle? Hoe kunnen wij ons voorbereiden?

De Audit Autoriteit voert een grondige, integrale controle uit op uw projectdossier. U dient alle relevante projectdocumenten (facturen, urenregistratie, tariefberekeningen met onderbouwing, aanbestedingsdossiers, communicatieuitingen, etc.) beschikbaar te stellen. Met betrekking tot de voorbereiding op projectspecifieke issues kunt u voorafgaand aan de controle contact opnemen met de financieel adviseur van uw project. Een algemeen aandachtspunt bij de controle is de ‘toerekenbaarheid’ van de kosten aan het project.

Hoe gaat de controle ter plaatse plaatsvinden bij een digitaal projectdossier?

De accountant zal hier op dezelfde wijze mee omgaan als met een fysiek dossier. Let op: ook hier geldt de bewaarplicht tot en met 31 december 2020.

Welke bewijsstukken moeten we aanleveren bij controle van opgevoerde projectkosten?

Bij elke voortgangsrapportage worden standaard een aantal bewijsstukken (bijvoorbeeld de vijf grootste facturen plus betaalbewijzen) opgevraagd. Dit wordt vermeld in de brief ‘verzoek indienen voortgangsrapportage’ en in de Webportal. De financieel adviseur zal vaak, naar aanleiding van de controle van de rapportage, aanvullende documenten bij u opvragen.

Wanneer worden er ‘sancties’ op de toegekende subsidie toegepast?

Bij uw OP-Zuid project is er geen sprake van ‘sancties’ of ‘boetes’ die u dient te betalen. Bij de beoordeling van de door u gedeclareerde kosten kunnen wel correcties worden toegepast. Correcties worden toegepast als kosten binnen OP-Zuid niet subsidiabel zijn volgens de regelgeving. Dit is ook het geval indien niet aangetoond kan worden dat de kosten betrekking hebben op het project. Informatie over correcties treft u aan in de brief verwerking voortgangsrapportage, die u na elke rapportage ontvangt. Naast correcties kan er ook sprake zijn van kortingen. Een korting op uw subsidie kan zich voordoen als u niet (voldoende) heeft voldaan aan bepaalde voorwaarden, bijv. het correct toepassen van aanbestedingsbeleid of communicatievoorwaarden. De hoogte van de korting, een percentage van de kostenpost, is afhankelijk van de specifieke situatie.

Wordt er bij controles onderscheid gemaakt tussen hoogte subsidiebedrag en type regeling?

Voor alle projecten geldt dezelfde regelgeving, en daarmee ook dezelfde controles, ongeacht de hoogte van de subsidie. Wel is het zo dat regelingen enkele voorwaarden kunnen hebben, die specifiek beoordeeld worden. Voor kleine projecten met gering aantal administratieve bescheiden kan ervoor gekozen worden niet ter plaatse te controleren, maar uit te gaan van volledig opgeleverde documentatie bij de eindafrekening.

Wat zijn de belangrijkste onderwerpen bij een controle?

In de brief die u ontvangt voorafgaand aan de controle, is uiteengezet welke stukken er aanwezig dienen te zijn. Uit uw administratie dient de relatie van de kosten met het project te blijken. Daarnaast dient uw administratie controleerbaar te zijn. Afbakening van het project ten opzichte van andere projecten en reguliere bedrijfstaken is van belang. Verder is er een handleiding projectadministratie te downloaden van de website, hierin zijn nadere aanwijzingen opgenomen. Indien u vragen heeft, kunt u contact opnemen met uw financieel adviseur of programmamanager.

Wordt er ook controle ter plaatse uitgevoerd bij partners? En wat moet je dan laten zien?

Dat kan. De kosten zoals die zijn gedeclareerd dienen aanwezig en controleerbaar te zijn in de administratie bij de penvoerder. Vereiste is dat de penvoerder de administratie van de partners in zijn bezit heeft. Dit is uitgangspunt van de controle. In uitzonderingssituaties kan een controle uitgebreid worden richting de partners, als hiertoe aanleiding is.

Waarom kan de afhandeling van controles lang duren?

De duur is afhankelijk van het aantal vragen dat we hebben naar aanleiding van de controle. De beoordelingstermijn wordt langer als er aanvullende documentatie benodigd is en uiteraard als hier ook vragen uit voortvloeien. Tevens hebben we een groot aantal projecten in beheer, waardoor uw project niet altijd direct beoordeeld kan worden.

Hoeveel controles kan ik verwachten?

U kunt een controle ter plaatse van Stimulus Programmamanagement verwachten en mogelijk een controle van de Audit Autoriteit (AA) en/of Rekenkamer en/of Europese Commissie.

Kan er vanuit Stimulus Programmamanagement advies gegeven worden hoe e.e.a. ingericht moet worden ten behoeve van controles?

Dit kan uiteraard. U kunt hiervoor contact opnemen met de financieel adviseur of programmamanager op uw project.

Hoe worden controles door derden aangekondigd?

De controles ter plaatse vanuit Stimulus Programmamanagement worden met een brief aangekondigd. Wij nemen telefonisch contact met u op om een afspraak in te plannen. De Audit Autoriteit neemt rechtstreeks contact met u op voor het plannen van hun controle; wij proberen u voorafgaand hiervan op de hoogte te stellen, zodat u hierdoor niet verrast wordt.

Op welk moment wordt een controle ter plaatse ingepland?

Controles ter plaatse worden ingepland wanneer u een substantieel deel van de kosten heeft gerealiseerd of als er specifieke issues spelen bij uw project.

Komt er altijd een controle ter plaatse?

Projecten in de bedrijfsgerichte regelingen, zoals de Sociale Innovatie en Advies Regeling, krijgen geen controle ter plaatse. Bij alle overige projecten kan er een controle ter plaatse worden ingepland.

Hoe vindt de controle van de urenstaten plaats?

Als het bedrijf zo groot is dat er een administratieve organisatie met voldoende functiescheiding is, dan kan ervoor gekozen worden een selectie van de urenstaten te beoordelen. Komen hier geen bijzonderheden uit, dan kan hiermee volstaan worden. Komen hier wel bijzonderheden uit dan, worden er aanvullende urenstaten bekeken. Indien binnen de onderneming vanwege de omvang of om andere redenen niet voldoende functiescheiding is aangebracht, dan dienen we een uitgebreidere controle op de urenstaten uit te voeren.

Wat komen jullie controleren bij de eindcontrole?

Tijdens de administratieve (voortgangs)controle vragen wij enkele facturen en bewijzen van urenregistraties op. Tijdens de eindafrekening wordt er een uitvoerigere controle verricht. Hoe uitvoerig deze controle is, hangt mede af van eerdere controles. Als u een accountantsverklaring aanlevert bij de eindrapportage, dan zal de controle minder uitvoerig zijn dan wanneer dit niet het geval is. Dit geldt ook als er al een controle ter plaatse door ons is uitgevoerd. Als we alle stukken in kopie hebben ontvangen teneinde de eindafrekening te controleren, beoordelen wij de stukken op kantoor en brengen we kort een bezoek om openstaande punten te bespreken. Daarbij willen we een presentatie over de uitkomsten van het project, dit om rechtmatige besteding van publieke gelden vast te stellen.

Kan ik ook een interim-controle aanvragen?

Indien u dat nodig vindt, is dat uiteraard mogelijk. U kunt dit ook laten uitvoeren door uw eigen accountant, indien gewenst. Kosten hiervoor zijn subsidiabel. Wij adviseren u hierover contact op te nemen met uw Financieel Adviseur.

Staan bevindingen vast? Of kunnen ze overruled worden door de volgende controlerende partij?

Het is altijd mogelijk dat de controlerende partijen tot (nieuwe) opmerkingen komen en hieraan (andere) conclusies verbinden. Uitgangspunt is dat er een adequaat proces van hoor- wederhoor aan vooraf gaat, zodat u als eindbegunstigde altijd uw visie heeft kunnen inbrengen.

Is er naast alle controles ook nog een accountantsverklaring vereist?

Dat is afhankelijk van de versie van het Toetsingskader of Subsidieregeling, dat gold ten tijde van de besluitvorming over uw subsidieaanvraag (datum van de verleningsbeschikking). Wij adviseren hierover contact op te nemen met uw Financieel Adviseur. De Toetsingskaders en Subsidieregeling staan op de website van OP Zuid.

Wordt er na controle een rapport van bevindingen opgesteld en welke termijn staat daarvoor?

Er wordt na de controle een concept rapport opgesteld en naar u verstuurd. Vervolgens vindt er hoor/wederhoor plaats. Dit duurt circa drie weken. Daarna ontvangt u het definitieve rapport.

Hoe lang duurt een controle ter plaatse?

De duur van de controle is afhankelijk van de grootte van uw project, de issues die mogelijk spelen en de oplevering van de projectadministratie door u. De controle kan 1 tot 4 dagen duren.

Krijg ik ook controle als er al een accountantsverklaring is afgegeven?

Als er een accountantsverklaring is afgegeven op uw eindafrekening, krijgt u nog wel een controle. Deze controle is echter beperkt en het betreft geen integrale controle. Afhankelijk van de issues die bij het project spelen kunnen er nog wat aanvullende vragen worden gesteld of een extra bezoek worden ingepland. Om de controle na het indienen van uw eindrapportage met accountantsverklaring te beperken, raden wij aan om een afspraak te maken met uw financieel adviseur, uw eigen accountant en uw medewerker van de financiële administratie.

Hoe groot is de kans dat mijn project wordt gecontroleerd door de Europese Commissie?

De selectie wordt steekproefsgewijs bepaald en derhalve is niet vooraf in te schatten of uw project in deze selectie gaat vallen. Het controle- en beheerssysteem is zodanig opgezet dat de Europese Commissie (EC) zich baseert op de werkzaamheden van de Audit Autoriteit. De EC kan aanvullend zelf projectaudits uitvoeren.

Digitalisering

Is digitaal urenschrijven toegestaan? Er staat dan geen handtekening onder urenstaten.

Digitaal urenschrijven is toegestaan wanneer er sprake is van een urenregistratiesysteem (pakket), waarin is voorzien in goedkeuring van de uren door de projectleider/leidinggevende, waarmee de uren definitief zijn. Wanneer onder de digitale urenregistratie wordt verstaan het bijhouden in Excel, dan is periodieke ondertekening van de urenstaten wel benodigd; de autorisatie wordt dan immers niet door het systeem ‘afgedwongen’.

Moet ik voor de subsidieadministratie de originelen laten bewaren of is de digitale factuur voldoende?

Wanneer een factuur digitaal binnenkomt, dient het geautomatiseerde systeem voorzien te zijn van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de ‘betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit’ van de gegevens waarborgen. Er kan bijvoorbeeld aangesloten worden bij de voorschriften van de Belastingdienst voor digitale administraties. Wanneer een factuur niet digitaal binnenkomt, maar wel direct wordt gescand, dient het omzettingsproces naar de elektronische versie gewaarborgd te zijn. Meer informatie over procedures en vereisten kunt u vinden in de bijlage bij de Ministeriële Regeling, wijziging 2 november 2011, op onze website.

Eindrapportage

Bij het indienen van de eindrapportage zijn de nacalculatorische tarieven nog niet vastgesteld. Hoe moet ik hier mee omgaan?

In principe dient te worden gewacht totdat het nacalculatorische tarief is bepaald. Indien echter kan worden aangetoond c.q. aannemelijk kan worden gemaakt dat het nacalculatorische tarief hoger zal zijn dan het voorcalculatorische, kan, in uitzondering op voorgaande, het voorcalculatorische tarief worden gehanteerd. In de vaststellingsbeschikking nemen wij een aanvullende voorwaarde op met betrekking tot de IKT tarieven. Bij vragen kunt u contact opnemen met de Financieel Adviseur van uw project.

 

Moeten de nacalculatorische IKT-tarieven met een accountantsverklaring worden vastgesteld of is een getekende accountantsverklaring bij de jaarrekening voldoende?

Een accountantsverklaring (of: controleverklaring) is niet verplicht bij nacalculatorische IKT-tarieven, maar wij raden het wel aan, omdat het de controle door Stimulus bespoedigd.

Wat is de rangorde van controle voortgangsrapportage en eindrapportage: in hoeverre kunnen deze elkaar ‘overrulen’?

Een controle van de voortgangsrapportage vindt twee maal per jaar plaats, op basis van de ingediende voortgangsrapportage, op basis van een zogenaamde desk controle, waarbij sprake is van een steekproef. Bij een eindrapportage vindt een uitgebreidere controle plaats. Indien uit aanvullende stukken bij een eindrapportage blijkt dat eerdere correcties in een voortgangsrapportage onjuist zijn uitgevoerd, dan zullen deze alsnog worden teruggedraaid. De basis van de controle bij de voortgangsrapportage is anders dan bij een eindrapportage. Deze twee controles vullen elkaar aan en uiteindelijk leidt de controle van de eindrapportage tot de vaststelling van de subsidie.

Kan een accountantsverklaring/controleverklaring voor een andere cofinancier (bijv. Rijk) ook gebruikt worden voor verantwoording OP-Zuid subsidie?

Dit zou kunnen, indien sprake is van dezelfde voorwaarden en dezelfde kosten. Dit is vaak niet het geval, maar de verklaringen zouden gedeeltelijk op elkaar kunnen steunen. Wij raden aan tijdig contact op te nemen met uw Financieel Adviseur, om te bekijken wat de beste oplossing is.

Hoe kan ik uitstel vragen voor het indienen van de eindrapportage?

Via de knop Wijzigingsverzoek in de Webportal kunt u een gemotiveerd verzoek indienen om de looptijd van uw project te verlengen.

Moet een accountantsverklaring/controleverklaring door een Register Accountant (RA) worden afgegeven?

Een accountantsverklaring/controleverklaring dient door een Register Accountant (RA) of accountant-administratieconsulent (AA) te worden afgegeven.

Ontvang ik een bericht wanneer ik de eindrapportage moet indienen?

Ja, u ontvangt een oproep. De in de verleningsbeschikking (of eventuele brief looptijdverlenging) genoemde einddatum is leidend. Daarnaast is de (actuele) einddatum van uw project te zien onder uw projectinformatie in de Webportal.

Wat is het gevolg als het project bij afronding de indicatoren uit de subsidieaanvraag niet heeft gerealiseerd?

Uw subsidie wordt vastgesteld op basis van uw inhoudelijke rapportage en financiële eindverantwoording. In de inhoudelijke rapportage dient u toe te lichten in hoeverre het project en de indicatoren zijn gerealiseerd. Indien u de opgegeven indicatoren niet volledig heeft gerealiseerd, heeft dit geen financiële consequenties voor uw project, omdat dit een inspanningsverplichting is en geen resultaatverplichting. U dient echter wel goed te onderbouwen waarom de indicatoren niet zijn behaald.

Is er een vast ‘format’ voor de accountantsverklaring en volgens welke kaders dient de controle plaats te vinden?

Ja, op onze website vindt u als onderdeel van het Vaststellingsformulier standaard accountantsverklaring en controleprotocol. Een ‘leidraad controleprotocol’ staat ook op onze website. Wij adviseren om uw accountant contact op te laten nemen met uw Financieel Adviseur voor aanvang van de controlewerkzaamheden. De controlewerkzaamheden kunnen zo goed afgestemd worden op de OP-Zuid vereisten.

Kan ik accountantskosten declareren als die niet begroot zijn?

Ja, de kosten voor de accountantscontrole van het project kunt u declareren onder de kostensoort ‘kosten derden’. Maar u kunt niet meer subsidie ontvangen, dan u via de verleningsbeschikking is toegekend.

Welke kosten kunnen nog gemaakt worden nadat de projectactiviteiten klaar zijn?

Bij OP-Zuid hanteren wij één einddatum. Deze datum vindt u in uw verleningsbeschikking. Op deze datum dient uw eindrapportage via de Webportal bij Stimulus te zijn ingediend. Alle kosten (activiteiten, uren) die vóór die datum zijn gemaakt en betaald, zijn subsidiabel. In principe kunt u kosten tot de laatste dag declareren, mits de kosten betaald zijn. U dient daarbij echter ook rekening te houden met voldoende tijd om uw financiële eindafrekening te completeren en uw (accountants)controle daarop te laten uitvoeren.

Wat komen jullie controleren bij de eindcontrole?

Tijdens de administratieve (voortgangs)controle vragen wij enkele facturen en bewijzen van urenregistraties op. Tijdens de eindafrekening wordt er een uitvoerigere controle verricht. Hoe uitvoerig deze controle is, hangt mede af van eerdere controles. Als u een accountantsverklaring aanlevert bij de eindrapportage, dan zal de controle minder uitvoerig zijn dan wanneer dit niet het geval is. Indien u een controle laat uitvoeren door uw eigen accountant, raden wij aan een afspraak te maken met uw financieel adviseur, een medewerker van de financiële administratie en uw accountant, om te bespreken wat wordt verwacht van een controleverklaring van de accountant. Dit geldt ook als er al een controle ter plaatse door ons is uitgevoerd. Als we alle stukken in kopie hebben ontvangen teneinde de eindafrekening te controleren, beoordelen wij de stukken op kantoor en brengen we kort een bezoek om openstaande punten te bespreken. Daarbij willen we een presentatie over de uitkomsten van het project, dit om rechtmatige besteding van publieke gelden vast te stellen.

Moet de eindrapportage voor de einddatum worden ingediend?

Ja, de einddatum is de uiterste datum waarop de activiteiten moeten zijn uitgevoerd, de kosten moeten zijn betaald én de eindrapportage moet zijn ingediend. Wanneer u de meer tijd nodig heeft, kunt u een verzoek tot looptijdverlenging indienen. Let op: dit verzoek moet ingediend zijn, voordat de einddatum verstreken is. Een looptijdverzoek kan ingediend worden via de Webportal.

Aan welke eisen moet een eindrapportage voldoen?

De eindrapportage geeft een volledig beeld van het project: inhoudelijke resultaten ten opzichte van de doelstellingen, de realisatie van indicatoren, en een totaaloverzicht van alle gerealiseerde kosten. Voor nadere vragen omtrent de inhoud van uw eindrapportage, kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Stimulus Programmamanagement.

Wordt er bij controles onderscheid gemaakt tussen hoogte subsidiebedrag en type regeling?

Voor alle projecten geldt dezelfde regelgeving, en daarmee ook dezelfde controles, ongeacht de hoogte van de subsidie. Wel is het zo, dat regelingen enkele voorwaarden kunnen hebben die specifiek beoordeeld worden. Voor kleine projecten met gering aantal administratieve bescheiden, kan ervoor gekozen worden niet ter plaatse te controleren, maar uit te gaan van volledig opgeleverde documentatie bij de eindafrekening.

Wat is de tijdlijn bij het indienen van de eindrapportage?

In principe zal uw eindafrekening binnen 6 maanden na indiening afgehandeld worden. Mocht dit om welke reden dan ook niet lukken, dan wordt u hiervan op de hoogte gesteld.

Loonkosten/urenregistratie

Hoe verwerk ik opbrengsten uit de WBSO in mijn voortgangsrapportage?

Bij een voortgangsrapportage declareert u uw gerealiseerde kosten per kostensoort. De kostensoorten die van toepassing zijn op uw project, treft u aan in uw verleningsbeschikking. WBSO valt onder de kostensoort opbrengsten. U dient de opbrengsten uit WBSO dus onder de kostensoort opbrengsten onder te brengen, als negatief bedrag.

Wat als projectpartners bezwaar maken tegen het verstrekken van loongegevens en/of arbeidsovereenkomsten in verband met vertrouwelijkheid?

De penvoerder is verantwoordelijk voor uitvoering en beheer van het OP-Zuid project. Wij adviseren u in de beginfase van het project afspraken met uw projectpartners te maken en deze in de verplichte samenwerkingsovereenkomst vast te leggen. Hiertoe behoren in principe ook afspraken over documenten ter onderbouwing van de gemaakte loonkosten. In uitzonderingssituaties is het mogelijk dat projectpartners hun informatie rechtstreeks aan ons aanleveren. Dit laat onverlet dat u dient te voldoen aan de bewaarplicht van documenten voor mogelijke controles in de toekomst en dat bij u (en uw projectpartners!) geborgd moet worden dat alle relevante documenten bewaard blijven en opvraagbaar zijn.

Hoe vindt de controle van de urenstaten plaats?

Als het bedrijf zo groot is dat er een administratieve organisatie met voldoende functiescheiding is, dan kan ervoor gekozen worden een selectie van de urenstaten te beoordelen. Komen hier geen bijzonderheden uit dan kan hiermee volstaan worden. Komen hier wel bijzonderheden uit dan worden er aanvullende urenstaten bekeken. Indien binnen de onderneming vanwege de omvang of om andere redenen niet voldoende functiescheiding is aangebracht, dan dienen we een uitgebreidere controle op de urenstaten uit te voeren.

Welke eisen worden gesteld aan de urenverantwoording van ingehuurde ZZP’ers?

Indien een aanvrager/partner een ZZP’er inschakelt, vindt verantwoording van de kosten plaats op basis van de factuur. Er is dan ook sprake van kosten derden en niet van loonkosten. Deze factuur zal veelal bestaan uit uren*tarief. Het tarief wordt beoordeeld op marktconformiteit. Het bijhouden van een urenregistratie, ook voor externen, zorgt voor een goede onderbouwing van de factuur. Zeker indien de ZZP’er ook voor andere werkzaamheden wordt ingehuurd.

Is digitaal urenschrijven toegestaan? Er staat dan geen handtekening onder urenstaten.

Digitaal urenschrijven is toegestaan wanneer er sprake is van een urenregistratiesysteem (pakket) waarin is voorzien in goedkeuring van de uren door de projectleider/leidinggevende, waarmee de uren definitief zijn. Wanneer onder de digitale urenregistratie wordt verstaan het bijhouden in Excel, dan is periodieke ondertekening van de urenstaten wel benodigd; de autorisatie wordt dan immers niet door het systeem ‘afgedwongen’.

Welke eisen worden er gesteld aan de urenadministratie?

Indien wordt gewerkt met loonkosten + overhead, is in de Ministeriële Regeling opgenomen dat de urenadministratie controleerbaar en inzichtelijk is. Dat wil zeggen: in functiescheiding tot stand gekomen, gedateerd en getekend door medewerker en leidinggevende. Hierbij raden wij aan een sluitende urenregistratie te hanteren. Indien wordt gewerkt met Integrale Kostprijs Tarieven (IKT) tarieven dan is er de eis van een sluitende urenregistratie. Dit betekent dat een medewerker elke week minimaal de uren schrijft die hij/zij volgens het arbeidscontract zou moeten maken. Dit betekent dus ook bijvoorbeeld verlofuren.

Hoe gedetailleerd moet de omschrijving bij de urenstaat zijn?

Indien met de urenstaat, de urenstaten zoals gehanteerd voor de basisregistratie bij de eindbegunstigde bedoeld wordt, is het van belang dat op de urenstaat de volgende gegevens staan: periode, project, naam medewerker en activiteiten. Uit de beschrijving van de activiteiten moeten wij kunnen opmaken of de kosten betrekking hebben op het project. Indien met de urenstaat de invoer van de urengegevens in de voortgangsrapportage wordt bedoeld, is het van belang in de betreffende regel bij de medewerker wordt aangegeven op welke periode de uren betrekking hebben.

De urenstaat van al mijn medewerkers aan ons clusterproject wordt per week bijgehouden. Het is dus zeer omslachtig en veel werk om alles ook nog eens per maand bij te houden. Kan dit anders?

Ja, dit kan anders: in de urenlisting op één regel bij de omschrijving aangeven welke weken het betreft en de uren opvoeren voor die betreffende weken (bijvoorbeeld: week 1 t/m 24, aantal uur 825). Wij vragen u geen weken op te splitsen omdat een aantal dagen bij een bepaalde maand horen; neem dan de urenstaten van de betreffende week in een volgende declaratieronde op. Licht de gehanteerde methode vervolgens toe in de beantwoording van de inhoudelijke vragen of stuur een aparte toelichting per e-mail.

Wanneer is het vaste tarief ad € 35,- van toepassing?

Een vast tarief per uur is een categorie die wordt gebruikt voor het geval er geen daadwerkelijke verloning plaatsvindt. Hierbij valt te denken aan de personen die te maken hebben met winst uit onderneming volgens de Inkomsten Belasting (eenmanszaken, VOF’s). Het is niet correct wanneer dit wordt toegepast voor DGA’s die in de werkmaatschappij worden verloond; bij DGA’s dient namelijk te worden gekeken naar hetgeen daadwerkelijke verloond is in de holding. Indien echt niet verloond wordt voor een DGA, mag € 35,- worden gehanteerd.

Hoe dien ik de overheadkosten te verantwoorden in de Stimulus Programmamanagement Webportal?

Indiening van de overheadkosten in de Webportal dient plaats te vinden via de zogenaamde ‘urenbijlage op kostensoort 1’. In de omschrijving noteert u het percentage van de overhead en de kosten waarover dit percentage wordt berekend. Bij bedrag noteert u het bedrag aan overheadkosten op een aparte regel. Als datum vult u in de datum van de dag tot en met waarop de kosten mogen worden meegenomen in de betreffende voortgangsrapportage.

Hoe vindt overheadberekening bij de afronding van het project plaats?

Overhead wordt in de aanvraagfase van het project berekend op basis van de laatst vastgestelde jaarrekening. Achteraf wordt dezelfde berekening/methodiek toegepast op basis van op de vastgestelde jaarrekeningen voor de betreffende jaren teneinde het daadwerkelijk overheadpercentage te bepalen. Dit kan leiden tot een aanpassing van de subsidiabele overheadkosten bij de subsidievaststelling.

Hoe bepaal ik de bijbehorende overheadkosten?

De berekening van de overheadkosten komt over het algemeen bij de beoordeling van de aanvraag uitvoerig aan bod. U kunt gedurende de projectperiode het percentage van de overhead ten opzichte van de totale subsidiabele kosten (TSK) exclusief overhead hanteren, zoals met u gecommuniceerd is (rekeninghoudend met de aftopping op maximaal 20% van de totale subsidiabele kosten exclusief overhead). Indien dit percentage niet meer bij u bekend is, kunt u contact opnemen met uw financieel adviseur van Stimulus Programmamanagement. Bij vaststelling van het project worden de subsidiabele overheadkosten opnieuw berekend op basis van de werkelijk gerealiseerde cijfers blijkende uit de vastgestelde jaarrekeningen.

Hoe bepaal ik een uurtarief?

Een uurtarief wordt bepaald door de jaarlijkse loonkosten voor de werkgever te delen door 1.650 uur bij een 40-urige werkweek. De loonkosten voor de werkgever bestaan uit onder andere het bruto loon, de sociale lasten werkgever en het vakantiegeld. Eindejaarsuitkeringen kunnen tot de loonkosten behoren indien vastgelegd via CAO (denk hierbij aan een dertiende maand). Een prestatie-afhankelijke bonus behoort niet tot de loonkosten. Indien niet een geheel jaar wordt gewerkt, dient de 1.650 uur naar rato van het aantal gewerkte maanden te worden toegepast.

Dien ik bewijzen van salarisuitbetaling in het projectdossier te bewaren?

Bij een controle dient een dossier zelfstandig controleerbaar te zijn. De Europees voorgeschreven bewaartermijn voor de projectadministratie geldt tot en met 31 december 2021. Deze bewaartermijn wijkt af van de bewaartermijn volgens de Nederlandse (fiscale) wetgeving. Op dit moment kunnen betaalbewijzen van de lonen en salarissen nog worden opgeleverd. Indien betaalbewijzen niet direct in het projectdossier worden opgenomen, loopt u echter het risico dat de betaalbewijzen niet worden bewaard. Wij adviseren daarom het volledig opnemen van de salarisuitbetalingen in de projectadministratie.

Waaraan moet de urenregistratie voldoen?

De urenregistratie dient controleerbaar te zijn, dat wil zeggen in functiescheiding gedateerd en getekend door medewerker en leidinggevende. Indien bij kleine ondernemingen met uitsluitend een DGA geen functiescheiding mogelijk is, wordt de beoordeling uitgevoerd op basis van op aanvullende zaken, zoals vergelijking per activiteit van begrote uren met de werkelijke uren inclusief verschillenanalyse. Bij een DGA zou bijvoorbeeld ook de projectleider van de partner de urenstaten kunnen accorderen. Ook agenda’s en gespreksverslagen dienen als aanvullend materiaal om de urenregistratie te controleren. Een digitaal urenschrijfsysteem is ook acceptabel, indien deze een controle- en accorderingssystematiek bevat die in functiescheiding wordt uitgevoerd.

Wie dient een urenregistratie bij te houden?

Alle medewerkers, in loondienst van de eindbegunstigde of groepsmaatschappij van de eindbegunstigde, die uren maken voor het subsidieproject, dienen een urenregistratie bij te houden. Dit geldt ook voor een DGA. Indien een DGA uren verantwoord, raden wij aan een onderliggende agenda mee te sturen, wanneer uren niet in functiescheiding kunnen worden getekend. Wij raden hierbij aan om gebruik te maken van een sluitende urenregistratie. Daar waar gewerkt wordt met ‘externen’ die op verschillende projecten werken, moet de relatie tussen de factuur en het project aangetoond worden met een urenregistratie of een contract.

Loonkosten dienen onderbouwd te worden met loonoverzichten of verzamelloonstaten per medewerker uit de eigen salarisadministratie. Hoe wordt hier in het kader van de wet op de privacy mee omgegaan?

Stimulus Programmamanagement behandelt de gegevens van eindbegunstigden vertrouwelijk. Stimulus Programmamanagement dient inzage in deze gegevens te krijgen teneinde de juistheid van de uurtarieven te bepalen. Indien het om privacyredenen niet gewenst is deze informatie aan de penvoerder toe te sturen, kan in nader overleg bepaald worden de gegevens rechtstreeks aan Stimulus Programmamanagement toe te zenden.

Projectwijzigingen

Welke criteria worden gehanteerd bij verzoek om verlenging van een project?

Via de knop Wijzigingsverzoek in de Webportal kunt u een gemotiveerd verzoek indienen om de looptijd van uw project te verlengen. Wij beoordelen uw wijzigingsverzoek per individueel geval. Criteria die wij betrekken bij de beoordeling zijn o.a. de gevraagde termijn van verlenging ten opzichte van de einddatum van het OP-Zuid programma, de gerealiseerde voortgang tot dusver, reden voor de vertraging, omvang van het project en andere projectspecifieke factoren. Een verlenging van het project wordt derhalve niet zondermeer goedgekeurd.

Is de verlenging van een project een wijzigingsverzoek?

Ja, dit is een wijzigingsverzoek om de looptijd te verlengen. In het wijzigingsverzoek geeft u de gewenste nieuwe einddatum en motivering bij uw verzoek aan. Uw wijzigingsverzoek kunt u indienen via een aparte knop in de Webportal.

Zijn er grenzen voor begrotingsover- en onderschrijdingen tussen posten?

In de verlengingsbeschikking treft u een overzicht aan van de begrote bedragen per kostensoort. Voorbeelden van kostensoorten zijn ‘kosten materialen en hulpmiddelen’ en ‘aan derden verschuldigde kosten’. Als vuistregel hanteren wij dat bij over- en onderschrijdingen, kleiner dan 10% van de betreffende kostensoorten, geen actie benodigd is. Als u grotere wijzigingen wil doorvoeren, raden wij u aan hierover contact op te nemen met uw Financieel Adviseur. In overleg kan gemotiveerd bepaald worden of een wijzigingsverzoek voor uw project nodig is.

Is er ook een uploadmogelijkheid voor documenten bij een wijzigingsverzoek?

Ja, u kunt aanvullende documenten bij een wijzigingsverzoek uploaden in de Webportal.

Moet een wijzigingsverzoek tegelijkertijd met een voortgangsrapportage worden ingediend?

Nee, een wijzigingsverzoek kunt u indienen op elk moment gedurende het jaar. Hiervoor kunt u de aparte knop Wijzigingsverzoek in de Webportal gebruiken. Een voortgangsrapportage kunt u indienen op twee momenten met als uiterste datum 15 maart en 15 september van elk jaar. In de door u te beantwoorden inhoudelijke vragen bij de voortgangrapportage kunt u aangeven hoe uw project verloopt. Informatie die u hier geeft over de voortgang van uw project, wordt niet behandeld als een wijzigingsverzoek.

Wat betekent de term ‘ontheffing’?

De term ‘verzoek tot ontheffing’ gebruiken wij in de Subsidieregeling OP-Zuid. Het is de juridische omschrijving voor een wijzigingsverzoek. Met ontheffingsverzoek en wijzigingsverzoek bedoelen wij hetzelfde. In de Webportal kunt u via de knop Wijzigingsverzoek een wijziging van uw project bij ons indienen. In de Webportal kunt u een keuze maken uit verschillende typen wijzigingen. Indien u een gecombineerde wijziging (bestaande uit meer dan één onderdeel) wil doen, kiest u het belangrijkste onderwerp van uw wijziging en geeft u in de toelichting aan dat het meerdere wijzigingen betreft.

Kan er gedurende het project een wijziging in de projectpartners plaatsvinden?

In de aanvraagfase is rekening gehouden met bepaalde partners. Indien tijdens het project een partner bijvoorbeeld besluit om er tussentijds mee te stoppen en er is een potentiële opvolger, dan kan contact op worden genomen met Stimulus Programmamanagement. Voor het wijzigen van de projectpartners dient een wijzigingsverzoek te worden ingediend. Dit zal Stimulus Programmamanagement beoordelen en bij goedkeuring zal een herbeschikking worden afgegeven.

Wordt er na ontvangst van een voortgangsrapportage of een wijzigingsverzoek een ontvangstbevestiging verzonden?

Voortgangsrapportages en wijzigingsverzoeken dient u in via de Webportal. In de Webportal kunt u de status van uw rapportage of verzoek zien. Op dit moment wordt nog geen geautomatiseerd ontvangstbericht verzonden. Bij vragen tussentijds kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Stimulus Programmamanagement.

Hoe lang mag mijn project uitlopen?

Elk verzoek tot looptijdverlenging inclusief motivatie wordt separaat beoordeeld, in relatie tot het oorspronkelijke projectplan. Wij raden aan goed te onderbouwen waarom u een verzoek tot looptijdverlenging doet, aangezien we dichter bij de einddatum van het programma komen kunnen we voorwaarden of garanties voor het behalen van de nieuwe einddatum stellen.

Wat is de procedure bij het indienen van een wijzigingsverzoek?

De procedure is afhankelijk van de inhoud van het wijzigingsverzoek. Verzoeken tot wijziging projectperiode of verschuiving van kosten tussen kostensoorten kunnen meestal door ons worden afgewikkeld. Bij fundamentele inhoudelijke en/of financiële wijzigingen ten opzichte van de beschikking wordt de wijziging ter advisering voorgelegd aan de Stuurgroep. Bij de MKB-subsidies kan een inhoudelijke wijziging opnieuw worden voorgelegd aan de Deskundigencommissie of Klankbordgroep. Deze procedures leiden tot een langere doorlooptijd dan interne afhandeling door Stimulus Programmamanagement.

Subsidiabiliteit/verantwoording/administratiesoorten

Zijn kosten voor administratieve krachten subsidiabel?

De uren die door administratieve krachten zijn besteed aan het project zijn subsidiabel binnen het project, mits er een urenregistratie wordt bijgehouden, de kosten zijn begroot en opgenomen in de beschikking. Neem bij twijfel contact op met de Financieel Adviseur van uw project.

Zijn kosten voor de datum van ontvangst van de verleningsbeschikking subsidiabel?

Ja, dat kan. Kosten zijn subsidiabel vanaf de subsidiabele startdatum die vermeld staat in de verleningsbeschikking.

Het OP-Zuid project dient een afgebakend project in de projectadministratie te zijn: hoe moeten wij omgaan met projectpartners die aangeven hieraan niet te voldoen?

Als penvoerder bent u verantwoordelijk voor de inhoudelijke en financiële uitvoering en administratie van uw OP- Zuid project. Afspraken hierover dient u vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst met uw projectpartners. Wij adviseren u hierin ook afspraken vast te leggen over de (inrichting van de) projectadministratie en wederzijdse verantwoordelijkheden en verplichtingen. Indien de projectpartners niet voldoen aan hun verplichtingen, vormt dit een risico voor de subsidiabiliteit van het gehele project, omdat niet wordt voldaan aan de regelgeving.

Zijn er grenzen voor begrotingsover- en onderschrijdingen tussen posten?

In de verlengingsbeschikking treft u een overzicht aan van de begrote bedragen per kostensoort. Voorbeelden van kostensoorten zijn ‘kosten materialen en hulpmiddelen’ en ‘aan derden verschuldigde kosten’. Als vuistregel hanteren wij dat bij over- en onderschrijdingen, kleiner dan 10% van de betreffende kostensoorten, geen actie benodigd is. Als u grotere wijzigingen wil doorvoeren, raden wij u aan hierover contact op te nemen met uw Financieel Adviseur. In overleg kan gemotiveerd bepaald worden of een wijzigingsverzoek voor uw project nodig is.

Mogen kosten voor de accountantsverklaring ook na de projectperiode worden gemaakt?

Voor de einddatum van het project dienen alle kosten gemaakt en betaald te zijn én de eindrapportage te zijn ingediend. Hieruit volgt dat ook de werkzaamheden en de kosten van de projectaccountant voor de einddatum plaats moeten vinden. Indien u ziet aankomen dat de afronding niet gaat lukken binnen de projectperiode adviseren wij u tijdig uitstel aan te vragen.

Hoe kan ik kosten van artikelen uit de voorraad verantwoorden?

De kosten van artikelen uit eigen voorraad dienen verantwoord worden op basis van de inkoopfactuur. Afhankelijk van uw eigen administratieve organisatie kan met een voorraadbon o.i.d. ook aangetoond worden dat de kosten betrekking hebben op het project. Een gesloten magazijn is hiervoor de meest geschikte manier om directe kosten voor het project aan te tonen. Indien geen sprake is van een gesloten magazijn, raden wij aan contact op te nemen met Stimulus Programmamanagement om te bekijken wat de juiste manier is om de subsidiabiliteit van kosten aan te tonen.

Wanneer moet ik opbrengsten uit het project verrekenen?

Indien opbrengsten direct voortvloeien uit projectactiviteiten. Bijvoorbeeld opbrengsten uit verkoop producten, entreegeld, etc. Bij de MKB-subsidies gaat het om opbrengsten die direct voortvloeien uit de ontwikkelkosten van het product.

Hoe maak ik een bewijs van gereden kilometers?

Verantwoording van gereden kilometers vindt plaats op basis van een kilometerdeclaratie. Veelal gebeurt dat via declaratieformulieren of op urenstaten. Bepaling van het aantal kilometers vindt plaats door – bij voorkeur – het daadwerkelijk aantal gereden kilometers te schrijven. Voorwaarde is dat ook het doel van de reis en de relatie met het project aangetoond worden. Tenslotte dient de uitbetaling van de kilometervergoeding aan de werknemer aangetoond te worden.

Hoe vindt de waardebepaling van hardware plaats bij afronding van het project?

Voor de waardebepaling wordt aangesloten bij de bedrijfseconomische afschrijvingsstaat van de eindbegunstigde.

Dien ik een machineregistratie bij te houden als ik de afschrijvingskosten van de machine opvoer als projectkosten?

Kosten voor gebruik van machines uit bestaand machinepark zijn alleen subsidiabel indien ze verantwoord kunnen worden op basis van een machine-uren registratie en het uurtarief berekend is op basis van bedrijfseconomische afschrijvingstermijnen.

Zijn facturen van zusterbedrijven subsidiabel?

Facturen van zusterbedrijven zijn subsidiabel indien alleen de daadwerkelijke kosten, exclusief (winst)opslag, worden opgevoerd. Dit moet dan ook aangetoond worden in de projectadministratie.

Zijn interne opdrachten subsidiabel?

Interne opdrachten kunnen tegen kostprijs subsidiabel zijn en dienen dan ook op deze wijze te worden verantwoord.

Moeten op de facturen verwijzingen naar het project staan?

Van alle gedeclareerde kosten moet duidelijk de relatie met het project blijken. Om dit te vergemakkelijken adviseren wij om op facturen van leveranciers expliciet te laten vermelden dat de kosten betrekking hebben op het OP Zuid project. Daarnaast zijn opdrachtverstrekkingen en overige communicatie met de leverancier mogelijkheden om de relatie met het project expliciet te maken.

Voortgangsrapportage

Voortgangsrapportage: welke factuurnummers? Van eigen administratie of van de opdrachtnemer/crediteur?

Zowel het nummer van de eigen administratie als ook het factuurnummer van de leverancier worden ingevuld in de voortgangsrapportage. Zie hiervoor de factuurbijlage, te downloaden via de Webportal. U dient dus beide nummers op te voeren.

Wanneer ontvang ik bericht over gecorrigeerde bedragen bij een voortgangsrapportage?

Na het indienen van uw halfjaarlijkse voortgangsrapportage beoordelen wij uw rapportage. Tijdens de beoordelingsfase nemen Programmamanager of Financieel Adviseur contact met u op met specifieke vragen over uw project. Daarna wordt u over het algemeen informeel (mail, telefonisch) op de hoogte gesteld van de aard en omvang van correcties die eventueel worden doorgevoerd bij uw rapportage. In de brief verwerking voortgangsrapportage ontvangt u vervolgens formeel bericht hierover.

Is er een maximaal aantal tekens bij de beantwoording van de vragen bij een voortgangsrapportage?

Als eerste onderdeel van de voortgangsrapportage treft u een aantal vragen aan die betrekking hebben op de voortgang van uw project. De Webportal is begin 2012 vernieuwd. Het aantal ‘tekens’ voor uw beantwoording is verruimd, echter, nog steeds beperkt. Wij blijven graag op de hoogte van de voortgang van uw project; een alternatieve mogelijkheid is om een separate inhoudelijke voortgangsrapportage (bijv. in word-format) als aparte bijlage bij de voortgangsrapportage te uploaden.

Bij de voortgangsrapportage kunnen kosten tot en met 29/2 of 31/8 gedeclareerd worden: mogen de kosten ook per jaar of kwartaal afgesloten worden?

Ja, u kunt ook kiezen voor het declareren van kosten t/m bijv. (half)jaarafsluiting per 31 december of 30 juni. Wij adviseren u in de omschrijving bij de declaratie van de kosten goed aan te geven op welke periode de kosten betrekking hebben. Kosten die u niet opneemt in de voortgangsrapportage, betalen wij niet uit. Dit betekent dat u deze kosten pas bij de eerstvolgende rapportage op kunt nemen. De consequentie is dat ook de uitbetaling later plaats zal vinden.

Kun je kosten alsnog declareren, die al eerder gedeclareerd hadden moeten zijn?

Per voortgangsrapportage dient u de kosten te declareren die in het afgelopen half jaar door u zijn gemaakt en betaald. Voor 15 maart gaat het om kosten uit de voorafgaande periode van 1 september tot 1 maart. Voor 15 september gaat het om de voorafgaande periode 1 maart tot 1 september. Kosten uit een eerdere periode, die u nog niet gedeclareerd heeft, kunt u bij de eerstvolgende voortgangsrapportage opvoeren, als u dit bijvoorbeeld was vergeten. Bij uw eerste en laatste rapportage (eindrapportage) kan van deze termijnen worden afgeweken. Wij raden u aan hierover met uw Financieel Adviseur te overleggen.

Wanneer moet ik de eerste rapportage indienen?

U kunt de eerste rapportage indienen op het eerstvolgende indieningsmoment (15 maart of 15 september) na ontvangst van de verleningsbeschikking.

Uit welke onderdelen bestaat een voortgangsrapportage?

Een voortgangsrapportage bestaat uit de volgende onderdelen: Inhoudelijke vragenlijst, factuurbijlage, urenbijlage, indicatorenbijlage en aanbestedingsbijlage. Mogelijk zijn niet alle bijlagen op uw project van toepassing.

Wordt er bij controles onderscheid gemaakt tussen hoogte subsidiebedrag en type regeling?

Voor alle projecten geldt dezelfde regelgeving, en daarmee ook dezelfde controles, ongeacht de hoogte van de subsidie. Wel is het zo dat regelingen enkele specifieke voorwaarden kunnen hebben waar aanvullend op getoetst wordt. Voor kleine projecten met gering aantal administratieve bescheiden, kan ervoor gekozen worden niet ter plaatse te controleren maar uit te gaan van volledig opgeleverde documentatie bij de eindafrekening.

Is het mogelijk om de tijd voor het beantwoorden van de vragen te verlengen naar bijvoorbeeld 2 weken?

Bij een voortgangsrapportage worden u vaak aanvullende vragen gesteld. In principe geven wij u hiervoor 5 werkdagen de tijd. Mocht dit niet voldoende zijn, dan kunt u hierover een afwijkende afspraak maken met uw contactpersoon bij Stimulus Programmamanagement.

Wat is de tijdlijn bij het indienen van de eindrapportage?

In principe zal uw eindafrekening binnen 6 maanden na indiening afgehandeld worden. Mocht dit om welke reden dan ook niet lukken dan wordt u hiervan op de hoogte gesteld.

Mag ik er zelf voor kiezen kosten nog niet in de halfjaarlijkse voortgangsrapportage op te nemen?

In principe dient u alle gemaakte en betaalde projectkosten van de periode voorafgaand aan het indieningsmoment op te voeren. Mocht u (zwaarwegende) redenen hebben om dit niet te doen, overleg dan even van tevoren met uw contactpersoon bij Stimulus Programmamanagement.

Wanneer krijg ik terugkoppeling op mijn voortgangsrapportage?

Wanneer uw voortgangsrapportage is verwerkt, ontvangt u hiervan schriftelijk bericht. In deze brief worden ook eventuele correcties aangegeven. Vanwege de doorlooptijd van controle van Stimulus Programmamanagement en andere controlerende instanties, kunnen er enkele maanden zitten tussen het indienen van de voortgangsrapportage en de brief verwerking voortgangsrapportage. U kunt actuele informatie over uw project tussentijds bekijken via de Webportal. Indien u vragen heeft over de voortgang, kunt u contact opnemen met de financieel adviseur.

Wanneer moet ik de volgende voortgangsrapportage indienen?

U bent verplicht om 2 maal per jaar een voortgangsrapportage in te dienen. De deadlines voor het indienen van voortgangsrapportages zijn gesteld op 15 maart en 15 september van ieder jaar. U ontvangt hierover ruim van te voren een schriftelijk oproepbericht. De mogelijkheid bestaat dat wij in de toekomst wat flexibeler gaan werken met de indienmomenten, indien hier daadwerkelijk voor gekozen gaat worden zullen wij u hieromtrent separaat informeren.

Moet ik bij een voortgangsrapportage zowel kosten exclusief als inclusief BTW indienen?

Ja, in de factuurbijlage bij de voortgangsrapportage wordt u gevraagd om kosten zowel incl. als excl. BTW in te dienen. Uw kosten worden incl. of excl. BTW verwerkt naar gelang BTW subsidiabel is of niet. Dit is vermeld in uw verleningsbeschikking.

Hoe worden geconstateerde “fouten” hersteld?

Als tijdens de controle van uw voortgangsrapportage kosten als niet subsidiabel worden aangemerkt, worden deze door ons gecorrigeerd. U hoeft dit niet zelf te doen. U wordt geïnformeerd over de aard en omvang van de gemaakte correctie.

Wordt er na ontvangst van een voortgangsrapportage of een wijzigingsverzoek een ontvangstbevestiging verzonden?

Voortgangsrapportages en wijzigingsverzoeken dient u in via de Webportal. In de Webportal kunt u de status van uw rapportage of verzoek zien. Er wordt geen geautomatiseerd ontvangstbericht verzonden. Bij vragen tussentijds kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Stimulus Programmamanagement.

Moet de voortgangsrapportage ook schriftelijk worden ingediend?

Nee, een via de Webportal ingediende rapportage hoeft niet ook nog schriftelijk te worden verzonden. Wel vragen wij bij elke voortgangsrapportage aanvullende informatie (bijvoorbeeld kopieën van facturen plus betaalbewijzen). Deze informatie dient u te uploaden in de Webportal.

Hoe verloopt het proces na indiening van de voortgangsrapportage?

Over het algemeen worden door de Financieel Adviseur van Stimulus Programmamanagement aanvullende vragen gesteld omtrent de voortgangsrapportage. De omvang en aard van de gestelde vragen is afhankelijk van de duidelijkheid van de rapportage en projectspecifieke omstandigheden. Deze vragen zijn over het algemeen bedoeld als verduidelijking van de voortgangsrapportage. Als u vragen heeft, tijdens of voorafgaand aan het indienen, neem gerust contact met ons op.

Hoe word ik op de hoogte gesteld van gemaakte correcties op de voortgangsrapportage gecommuniceerd?

In de brief ‘verwerking voortgangsrapportage’ worden de gemaakte correcties toegelicht. Mogelijk bent u al eerder door uw contactpersoon bij Stimulus Programmamanagement ingelicht tijdens de controle van de voortgangsrapportage, per e-mail. Actuele informatie over uw project vindt u in de Webportal. Als er vragen zijn over de correcties, of de stand van zaken met betrekking tot uw voortgangsrapportage, dan kunt u contact opnemen met uw financieel adviseur.

In de inhoudelijke vragenlijst van de voortgangsrapportage kunnen een beperkt aantal tekens worden ingevuld. Op welke wijze kan extra toelichting gegeven worden bij de inhoudelijke voortgang?

Als u niet voldoende toelichting kwijt kunt in de voortgangsrapportage, kunt u via de Webportal separaat toelichtende documenten uploaden (bijv. word-document ), of u kunt per e-mail een uitgebreidere inhoudelijke toelichting toesturen.

Er zit een beveiliging in de Excel bestanden welke dienen te worden ingediend in de Webportal. Hierdoor kan men niets kopiëren en/of regels verwijderen. Kan dit gedeblokkeerd worden?

De beveiliging van Webportal is ingesteld om ervoor te zorgen dat de juiste informatie in het systeem van Stimulus Programmamanagement terechtkomt, bijvoorbeeld alleen kostensoorten die zijn opgenomen in de beschikking. Het advies is om de voortgangsrapportage in uw eigen Excel bestand volledig gereed te hebben en pas als u wilt gaan indienen de informatie te kopiëren (per kolom) naar het bestand in de Webportal .

Webkoppeling

Hoe moet ik de urenbijlage aanleveren? Per jaar?

De in te dienen uren dient u per medewerker per periode in de urenbijlage op te nemen. Deze periode kunt u zelf kiezen, gebruikelijk is de uren per maand of per 4 weken (afhankelijk van uw urenregistratiesysteem) op te voeren. Belangrijk is om in de toelichting per regel aan te geven op welke periode de gedeclareerde uren betrekking hebben.

Welk nummer moet ik invullen in de Webportal bij onderhandse aanbestedingen?

Aan elke aanbesteding die u invoert dient u een uniek nummer toe te kennen, zodat facturen behorend bij deze aanbesteding door u gekoppeld kunnen worden aan de aanbesteding. U kunt bijvoorbeeld het verplichtingennummer uit uw eigen administratie hanteren, of alle aanbestedingen oplopend nummeren. De aanbestedingsvorm die u kiest (enkelvoudig of meervoudig onderhands) geeft aan dat het een onderhandse aanbesteding betreft.

Kan je vanaf twee locaties tegelijkertijd de Webportal raadplegen?

Ja, de Webportal kan door meerdere personen tegelijkertijd geraadpleegd worden.

Is er ook een uploadmogelijkheid voor documenten bij een wijzigingsverzoek?

Ja, u kunt aanvullende documenten bij een wijzigingsverzoek uploaden in de Webportal.

Hoe kan ik de inhoudelijke vragenlijst toelichten; er kan maar een beperkt aantal tekens worden ingevuld.

Als u meer toelichting kwijt wil, dan kunt u via de Webportal separaat toelichtende documenten uploaden (bijv. word-document), of u kunt per e-mail een uitgebreidere inhoudelijke toelichting toesturen.

Er zit een beveiliging in de Excelbestanden welke dienen te worden ingediend in de Webportal, hierdoor kan men niets kopiëren en/of regels verwijderen. Kan dit gedeblokkeerd worden?

Tot begin 2012 was er inderdaad sprake van specifieke beveiliging van Excel (via het indienen van zgn. CSV-bestanden). Vanaf eind januari 2012 is de Webportal vernieuwd. Via de Webportal kunt u het benodigde Excelbestand downloaden, invullen en uploaden. Bij vragen kunt u de instructie raadplegen die te downloaden is via de Webportal of rechtstreeks contact opnemen met ons.

Hoe dien ik de overheadkosten te verantwoorden in de Webportal ?

Indiening van de overheadkosten in de Webportal dient plaats te vinden via de urenbijlage op kostensoort 1. In de omschrijving noteert u het percentage van de overhead en de kosten waarover dit percentage wordt berekend op een aparte regel. Bij bedrag noteert u het bedrag aan overheadkosten, berekend zoals eerder weergegeven. Als datum vult u in de datum van de dag tot en met waarop de kosten mogen worden meegenomen in de betreffende voortgangsrapportage.